Zmiany w przepisach dotyczące ewidencji zakupów i sprzedaży, składania deklaracji VAT oraz informacji podsumowujących

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Dominika Knecht - Samodzielna księgowa ds. racunkowości), został opublikowany w grudniu 2016 r. na łamach miesięcznika "TaxFin.pl".

Ewidencja VAT

Obowiązek prowadzenia ewidencji to jeden z wymogów jaki ustawodawca nakłada na podatników VAT. W rozumieniu ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710) podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W myśl art. 109 ust. 3 wyżej wymienionej ustawy  ewidencja powinna zawierać:  kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ponadto w ewidencji powinny zostać  ujęte również daty wystawienia faktur sprzedażowych, oraz daty otrzymania faktur kosztowych. Informacje te warunkują bowiem moment powstania obowiązku  podatkowego  oraz moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podatnicy, są więc zobowiązani do prowadzenia  pełnej ewidencji sprzedaży i zakupu dla potrzeb rozliczania podatku VAT. Przepisy ustawy nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji, nie istnieje standardowy wzór. Ważne jest to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które są wymienione w ustawie, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT. W praktyce przyjęło się, że podatnicy prowadzą:

1. rejestr sprzedaży,
2. rejestr zakupów,
3. rejestr zakupów środków trwałych.

Zwolnieni z prowadzenia ewidencji są  podatnicy wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9.

Ewidencja po pierwsze ma pomóc podatnikowi w prawidłowym zadeklarowaniu  i rozliczeniu się z podatku od wartości dodanej. Po drugie jest to element służący organom podatkowym, umożliwiający min.  prowadzenie czynności kontrolnych.

W dniu 7 czerwca 2016 Prezydent podpisał Ustawę  z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw ( Dz. U. z 2016 r. poz. 846). Według nowego art. 109 ust. 3 od 1 stycznia 2017 podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Zmiana głównie polega na modyfikacji brzmienia ostatniej części przepisu, a mianowicie dodaniu wymogu o ujmowaniu w ewidencji  innych  danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, czyli numer NIP kontrahenta polskiego i zagranicznego.

Pomimo dotychczasowego braku wymogu numeru NIP wielu podatników ujawniało te dane w swoich rejestrach, ponieważ  tak są zbudowane ewidencje istniejące w systemach księgowych.

W zmienionym przepisie duże wątpliwości budzi sformułowanie „dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji”, trudno jednoznacznie stwierdzić czy transakcja rozumiana jako cała  faktura  czy każda pojedyncza transakcja ujęta na dokumencie.  Opinie doradców podatkach w tej kwestii są podzielone. Część  ekspertów stoi na stanowisku, że zmiana art. 109 ust. 3 spowoduje konieczność podawania poszczególnych pozycji z faktur. Inni twierdzą, że takie interpretowanie jest nieprawidłowe,  gdyż wymóg taki byłby bardzo kosztowny i skomplikowany dla podatników. W rozwiązaniu problemu zdecydowanie  pomogłoby wydanie interpretacji ogólnej przez ministra finansów.

Dodatkowo ustawa wprowadza art. 109 ust. 8a, który nakłada na podatnika zupełnie nowy obowiązek – prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Tylko do końca roku 2017 podatnicy mogą prowadzić ewidencję w formie papierowej.

Źródłem tej zmiany  są  przepisy dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego  (JPK).  Obowiązek wysyłki ewidencji VAT w formie JPK mają podmioty, które prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, muszą one- bez wezwania organu podatkowego - przekazywać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, informację o prowadzonej dla celów VAT ewidencji (o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT) w formie elektronicznej. Informację tę podatnicy są zobowiązani przekazywać za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ona dotyczy (Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw art. 82, Dz. U. poz. 846). A więc  podmioty stosujące papierowe rejestry są zwolnione z obowiązku wysyłki JPK.  Podatnik chcąc uniknąć obowiązku  wysyłania plików, mógł w ten sposób prowadzić swoje rejestry.  Zmieni się to gdy zacznie obowiązywać nowy przepis.

Kwartalne rozliczenia VAT

Dodatkowo, obok wyżej wymienionej zmiany 28 października 2016 r. Rada Ministrów przekazała do Sejmu  projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (projekt ustawy druk nr 965). W dniu 16 listopada 2016 r. Sejm uchwalił nowelizację.

Jedna ze zmian dotyczy art. 99 ustawy, czyli możliwości stosowania kwartalnych rozliczeń VAT. Od 2017 roku tylko mali podatnicy VAT będą mogli mieć taką możliwość.

Małym podatnikiem VAT jest:

1. podatnik, którego przychód ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku VAT) nie przekroczył w poprzednim roku równowartość kwoty 1 200 000 euro;
2. w  przypadku podatników prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, będących agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - limitem dla małego podatnika jest równowartość 45.000 euro kwoty prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku).

Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł;

Mali podatnicy, u których wartość sprzedaży przekroczy wyżej wymienione limity, będą zobowiązani do złożenia  deklaracji  za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1. w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25  dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;
2. następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Możliwości rozliczenia kwartalnego nie będą mieli podatnicy, którzy zaczynają wykonywanie czynności opodatkowanych podatkiem VAT w okresie do 12 miesięcy licząc od miesiąca zarejestrowania się jako czynni podatnicy VAT. Będzie miało to  zastosowanie do podatników, którzy zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni w IV kwartale 2016 r.

Ministerstwo w uzasadnieniu do projektu powołuje się na  doświadczenie organów skarbowych. Z przeprowadzonych kontroli wynika, że kwartalna forma rozliczeń jest nadużywana przez nieuczciwe podmioty rejestrujące się jako podatnicy VAT, będące ogniwami karuzel. Których  celem nie jest prowadzenie działalności gospodarczej, lecz osiąganie korzyści kosztem budżetu państwa.  Podmioty takie wykorzystują różnicę w terminach rozliczeń dostawcy (kwartalne okresy rozliczeń) i odbiorcy (miesięczne terminy rozliczeń i często wnioski o skrócony termin zwrotu podatku), W takich mechanizmach, dostawcy zazwyczaj znikają po miesiącu lub dwóch tzn. przed terminem złożenia deklaracji za ten okres rozliczeniowy (kwartał), nie wywiązując się z obowiązku odprowadzenia podatku z tytułu dokonanej transakcji. Natomiast organy podatkowe często zmuszone są dokonać zwrotu dla nabywcy, który odliczył podatek naliczony, bez możliwości sprawdzenia, czy dostawca rozliczył podatek od wykazanej na fakturze dostawy.

Likwidacja kwartalnych rozliczeń dla dużych podmiotów z jednej strony spowoduje zwiększenie nakładów pracy, a tym samym powstaną dodatkowe koszty po stronie przedsiębiorców. Z drugiej zaś strony miesięczne rozliczenie VAT umożliwia uzyskanie  aktualnej informacji o rzeczywistym rozliczeniu podatku, a w przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym daje możliwość szybszego uzyskania zwrotu.

Deklaracje składane elektronicznie

Dodatkowo ustawa wprowadza  ust. 11b do art.99 , który nakłada  obowiązek składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.  Od 1 stycznia 2017 r. będą do tego zobligowani  następujący podatnicy:

1. zobowiązani do zarejestrowania się jako podatnicy VAT UE,
2. będących dostawcami lub nabywcami towarów i usług objętych mechanizmem odwróconego obciążenia,
3. zobowiązani, zgodnie z art. 45ba ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych lub art. 27 ust. 1c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, do składania deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Powszechny obowiązek składania deklaracji drogą elektroniczną będzie istniał  od 1 stycznia 2018. W ocenie ministerstwa elektronizacja rozliczeń przyśpieszy wprowadzanie danych do systemu, a tym samym przyspieszy ich analizę i identyfikowanie ryzyk.

Od 1 stycznia 2017 r. zlikwidowana zostaje również możliwość składania informacji podsumowujących za okresy kwartalne oraz nałożony zostaje obowiązek składania ich drogą elektroniczną.  Dotyczy to  zarówno informacji podsumowujących VAT UE jak i informacji podsumowujących w obrocie krajowym (czyli informacji składanych przez dostawców towarów i świadczących usługi objęte odwrotnym obciążeniem), a także korekt tych informacji.

Do rozliczeń poprzedzających pierwszy okres rozliczeniowy w 2017 r. zastosowanie będą miały przepisy w ich dotychczasowym brzmieniu. Korekty rozliczeń za okresy poprzedzające 1 stycznia 2017 r. będą składane na zasadach, na jakich wcześniej zostały złożone deklaracje pierwotne.

Pozostałe zmiany wprowadzone przez ustawę o których należy  wspomnieć to rozszerzenie stosowania tzw. mechanizmu odwróconego obciążenia, zmiana zasad dokonywania zwrotu VAT w terminie 25 dni, modyfikacja przepisów dotyczących kaucji gwarancyjnej i tzw. odpowiedzialności solidarnej, wprowadzenie odpowiedzialności solidarnej pełnomocnika, wprowadzenie przesłanek odmowy rejestracji podmiotu jako podatnika VAT i doprecyzowanie warunków wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT oraz wprowadzenie sankcji podatkowych za nierzetelne rozliczanie podatku VAT.

Wyżej wymienione zmiany w ustawie mające na celu poprawę ściągalności podatku ustawodawca określa  jako element tzw. pakietu rozwiązań uszczelniających.