Agnieszka Chamera
12.06.2025
Artykuł autorstwa eksperta PKF (Wojciech Kozik - Senior Konsultant ds. doradztwa podatkowego).
- Czym jest procedura magazynu konsygnacyjnego?
Magazyn konsygnacyjny (tzw. call-off stock) to rozwiązanie, które w praktyce upraszcza rozliczenia VAT przy transgranicznych dostawach towarów pomiędzy podatnikami z różnych krajów UE.
W sytuacji gdy w momencie przemieszczenia towaru na terytorium innego kraju UE nie jest znany nabywca czyli w praktyce podatnik przemieszcza własny towar w ramach własnej działalności bez sprzedaży tego towaru to taką transakcję należy zaklasyfikować jako nietransakcyjne WDT, które również stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu. Magazyn konsygnacyjny inaczej magazyn depozytowy pozwala na uniknięcie wielu formalności i rozliczeń. Ułatwienie polega na tym, że dostawca z jednego państwa członkowskiego UE wysyła swoje towary do magazynu znajdującego się w innym państwie UE (np. w Polsce), który należy do lub jest prowadzony na rzecz znanego z góry odbiorcy. Przeniesienie prawa do dysponowania towarami następuje dopiero w momencie ich pobrania przez odbiorcę.
- Kogo dotyczy ta procedura?
Z procedury mogą korzystać:
- dostawcy z innych państw członkowskich UE, którzy chcą dostarczać swoje towary do Polski bez konieczności rejestracji dla celów VAT w Polsce,
- do przechowywania towarów w składzie konsygnacyjnym upoważniony jest podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT UE
- polscy nabywcy, którzy odbierają towary z magazynu konsygnacyjnego i dokonują ich rozliczenia w Polsce.
Wymagania formalne:
- odbiorca musi być znany w momencie przemieszczenia towaru,
- przemieszczenie musi być zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji,
- odbiorca musi rozliczyć wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w momencie ich pobrania z magazynu.
- Zalety procedury magazynu konsygnacyjnego
Brak obowiązku rejestracji VAT w kraju odbiorcy – zagraniczny dostawca nie musi rejestrować się dla celów VAT w Polsce, co znacznie upraszcza rozliczenia.
Uproszczenie logistyki i formalności podatkowych – transakcja wewnątrzwspólnotowa jest rozliczana dopiero w momencie rzeczywistego pobrania towaru przez odbiorcę, co zwiększa elastyczność operacyjną.
Lepsze zarządzanie zapasami i dostępnością towaru – nabywca może mieć stały dostęp do towarów bez konieczności natychmiastowego ich zakupu.
Potencjał oszczędności kosztowych – eliminacja podwójnego opodatkowania oraz uproszczenie dokumentacji.
- Wady i ryzyka procedury
Ograniczenia czasowe – towar może przebywać w magazynie maksymalnie przez 12 miesięcy. Po tym czasie, jeśli nie zostanie pobrany, należy rozpoznać WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów).
Sformalizowane obowiązki dokumentacyjne – konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przemieszczeń oraz powiązań pomiędzy dostawcą a odbiorcą.
Brak elastyczności odbiorcy – odbiorca musi być znany i niezmienny od momentu przemieszczenia do momentu pobrania towaru. Zmiana odbiorcy może wykluczyć możliwość skorzystania z procedury.
Rygorystyczne warunki dla uznania za procedurę call-off stock – niespełnienie któregokolwiek z warunków powoduje konieczność rozliczenia przemieszczenia jako WNT/WDT (co wymaga rejestracji VAT i może rodzić dodatkowe obowiązki).
- Koszty prowadzenia procedury
Koszty związane z zastosowaniem procedury zależą od wielu czynników, w tym od:
- konieczności prowadzenia odpowiedniej ewidencji zawierającej szczegółowe dane takie jak:
- określenie państwa członkowskiego, z którego towary zostały wysłane lub przetransportowane, oraz datę wysyłki lub transportu towarów;
- numer identyfikacyjny VAT podatnika, dla którego przeznaczone są towary, nadany przez państwo członkowskie, do którego towary są wysyłane lub transportowane
- określenie państwa członkowskiego, do którego towary są wysyłane lub transportowane, numer identyfikacyjny VAT prowadzącego magazyn, adres magazynu, w którym towary są składowane w momencie ich przybycia, oraz datę przybycia towarów do magazynu;
- wartość, opis i liczbę towarów, które przybyły do magazynu;
- podstawę opodatkowania, opis i liczbę dostarczonych towarów oraz datę dokonania dostawy towarów, a także numer identyfikacyjny VAT nabywcy;
- podstawę opodatkowania, opis i liczbę towarów;
- wartość, opis i liczbę powrotnie przemieszczonych towarów oraz datę powrotu towarów
- wdrożenia procedur wewnętrznych i systemowych (np. aktualizacji systemów ERP),
- Podsumowanie
Procedura magazynu konsygnacyjnego to korzystne i bezpieczne rozwiązanie dla firm działających transgranicznie na terenie UE. Umożliwia uproszczenie rozliczeń VAT i poprawę efektywności logistycznej. Wymaga jednak dokładnego przestrzegania formalnych warunków i prowadzenia odpowiednich ewidencji.
Jeśli Twoja firma rozważa skorzystanie z procedury magazynu konsygnacyjnego lub już z niej korzysta i potrzebuje wsparcia w zakresie ewidencji, dokumentacji lub audytu podatkowego – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem doradców.
Zapraszamy do współpracy
Proponujemy Państwu kompleksowe wsparcie w:
- skorzystaniu z procedury magazynu konsygnacyjnego,
- składaniu zawiadomienia o prowadzeniu magazynu (VAT-CS),
- przygotowaniu, weryfikacji ewidencji
