Trzeba sprawdzić, czy różnica inwentaryzacyjna nie jest pozorna

Rozmowę z ekspertem PKF (Jola Wachnik - specjalista ds. rachunkowości) przeprowadziła redaktor Agnieszka Pokojska. Artykuł został opublikowany w Dzienniku Gazety Prawnej w dniu 27 stycznia 2014 r. 

Inwentaryzacja aktywów i pasywów powinna już być zakończona. Teraz firmy muszą rozliczyć jej wyniki. Ustawa nie określa terminu zakończenia tych czynności, a jak powinno to wyglądać w praktyce.

Każdy podmiot gospodarczy działający na podstawie ustawy o rachunkowości zobligowany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i bezbłędny. W praktyce oznacza to, że księgi rachunkowe powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty zdarzeń mających miejsce w spółce. Zatem zarówno aktywa, jak i pasywa powinny podlegać weryfikacji i kontroli.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, regulujących jednocześnie zasady i terminy jej przeprowadzenia.

W spółkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowy czynności przeprowadzania inwentaryzacji nasilają się pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku, gdyż zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację należy przeprowadzić:

- na koniec każdego roku obrotowego,

- na dzień zakończenia działalności, którym może być m.in. dzień sprzedaży jednostki, dzień zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego

- na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan upadłości lub likwidacji

Co do zasady inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.  Jednak termin ten i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację zgodnie z wytycznymi zawartymi w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Częstotliwość i terminy inwentaryzacji przedstawia tabela nr 1.

Źródło: Opracowanie własne na podstawie Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości

Termin rozliczenia wyników inwentaryzacji nie jest już bezpośrednio wskazany przez Ustawę  o rachunkowości.  Różnice z inwentaryzacji dotyczącej danego roku powinny  wpływać na wynik finansowy tego właśnie roku. Przy czym faktycznych czynności rozliczeniowych dokonuje się nie później niż do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 rozliczenie wyników inwentaryzacji nastąpić powinno przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, czyli nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. Zatem jeżeli rok obrotowy kończymy 31 grudnia, to uzgodnienie różnic inwentaryzacyjnych powinno nastąpić do 25 marca. Pamiętać powinniśmy także, że ujawnione w trakcie procesu inwentaryzacyjnego różnice zachodzące pomiędzy stanem rzeczywistym i stanem wykazanym należy uwzględnić w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Jeżeli na chwilę obecną mamy już wyniki przeprowadzonej za 2013 rok inwentaryzacji, to powinniśmy już zacząć dokonywać wyjaśnień i uzgodnień powstałych różnic, aby nie zostać z tym problemem na ostatni dzień. Niektóre różnice mogą bowiem okazać się zawiłe i skomplikowane do wyjaśnienia.

Czy zdarza się, że podmioty nie wykazują różnic inwentaryzacyjnych? Jeżeli nie to proszę nie odpowiadać na pytanie, a  jeżeli tak to co to oznacza? Czy może istnieje podejrzenie, że nie została ona w sposób prawidłowy przeprowadzona?

Przystępując do inwentaryzacji powinniśmy pamiętać, jaki ma ona cel. Kierownicy rzadko przywiązują do niej wagę, często wręcz traktowana jest po macoszemu, a to właśnie poprawnie i rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na ustalenie faktycznego stanu majątku firmy, a co za tym idzie poprawności ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego. Nagminną czynnością jest nieujmowanie stwierdzonych wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych lub ujęcie ich po dniu bilansowym. Powoduje to konsekwencje wynikające z przepisów Ustawy o rachunkowości dla kierownika jednostki oraz może spowodować, że sporządzone sprawozdanie finansowe daje nierzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki.

Kiedy najczęściej może dochodzić do sytuacji, w której jednostki nie wykazują różnic inwentaryzacyjnych? Na pewno podatnicy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów nie wykazują różnic inwentaryzacyjnych i nie prowadzą ewidencji magazynowej, gdyż nie mają takiego obowiązku. W jednostkach zobligowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych najczęściej do takich sytuacji dochodzi w potwierdzeniach sald należności, kiedy nie otrzymaliśmy zwrotu potwierdzenia salda od kontrahenta, bądź kiedy potwierdzenie jest niezgodne. Wówczas powinniśmy dokonać wszelkich innych starań, aby wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy. Są to czynności dodatkowe, często praco i czasochłonne i nie zawsze pracownicy angażują się w ich realizację. Stąd celowo gubione są „niezgodne” potwierdzenia sald, a pracownicy udają, ze nie otrzymali zwrotu.

Załóżmy, że podczas inwentaryzacji ujawniono nadwyżki. Czy może się zdarzyć, że są one tylko pozorne np. w sytuacji gdy wykazano nadwyżkę programu czy sprzętu komputerowego.  A wynika to z tego, że są one częścią innego środka trwałego, np. komputera.

Często zdarza się, że podczas inwentaryzacji ujawniony zostanie środek trwały, którego nie mamy na ewidencji bilansowej. Powstaną wówczas różnice inwentaryzacyjne w postaci nadwyżki. Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna w protokole inwentaryzacyjnym. Ustalenie i sposób ich rozliczenia powinien być także ujęty w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzonym przez kierownika jednostki. Dokument ten jest podstawą rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Decyzję, o tym, w jaki sposób nastąpi rozliczenie powstałych różnic oraz o odpowiednim ich ujęciu w zależności od przyczyny oraz charakteru każdej różnicy podejmuje kierownik jednostki. Swoje decyzje opiera na przedstawionych przez komisję inwentaryzacyjną wynikach inwentaryzacji i opisanych przyczynach powstania różnic. Wszystkie różnice inwentaryzacyjne do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania i zatwierdzenia przez kierownika jednostki sposobu ich ostatecznego rozliczenia ujmuje się na koncie 241 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek", osobno ujmując niedobory i nadwyżki w ewidencji analitycznej do tego konta.

Oczywiście może się zdarzyć, że powstała różnica w postaci nadwyżki w rzeczywistości nie jest nadwyżką, a jedynie omyłkowo dokonanym spisaniem składnika majątkowego, który stanowi część innego środka trwałego. Takie sytuacje mają często miejsce i wówczas należy sporządzić protokół, w którym precyzyjnie wyjaśnimy powstałą różnicę inwentaryzacyjną, która nie powoduje konieczności wykazywania jej w księgach rachunkowych, jako nadwyżki .  Należy bowiem pamiętać, że w skład zespołów spisowych często wchodzą zwykli pracownicy, którzy nie posiadają wiedzy o stanie ewidencyjnym środków trwałych  i  dokonują oni spisu składników majątkowych, tak jak przedstawia się rzeczywistość. Może wystąpić zdarzenie, że np. kontenerek, który widnieje na ewidencji środków trwałych, jako zestaw mebli biurowych (biurko, dostawka i kontenerek), zostanie w arkuszu spisowym wykazany, jako odrębny środek trwały. Jednak jest to tylko pozorna różnica inwentaryzacyjna, która powinna zostać wyjaśniona przez pracownika merytorycznego w dziale rachunkowości.    

A jeżeli jest np. komputer, który jest nadal w użyciu,  ale w księgach jest całkowicie zamortyzowany to co wtedy?

W momencie, gdy wartość środka trwałego zostanie całkowicie zamortyzowana, czyli wliczona w koszty mówimy, że środek trwały został całkowicie umorzony. Jednak całkowicie zamortyzowane środki trwałe mogą być w dalszym ciągu wykorzystywane przez jednostkę w prowadzonej przez nią działalności i wówczas należy je pozostawić w ewidencji środków trwałych. Nie ma tutaj znaczenia fakt, że są one już w pełni zamortyzowane, tj. wartość ich umorzenia (saldo Ma konta 070 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych") równa się ich wartości początkowej (saldo Wn konta 010 "Środki trwałe").

Co prawda wartość bilansowa całkowicie zamortyzowanych środków trwałych wynosi zero, w związku z czym nie są one wykazywane w bilansie, jednak wzmianki o nich powinny znaleźć się w informacji dodatkowej. Spisanie takiego środka trwałego podczas inwentaryzacji jest jak najbardziej poprawne, gdyż dany środek jest dalej wykorzystywane przez jednostkę i widnieje w ewidencji bilansowej środków trwałych. Oczywiście kierownik jednostki po szczegółowej weryfikacji przydatności i sprawności użytecznej takiego środka trwałego, w całości zamortyzowanego, może podjąć decyzję o jego likwidacji. Postawienie środka trwałego w stan likwidacji spowoduje wyksięgowanie jego wartości początkowej i umorzenia z ewidencji bilansowej na podstawie dowodu "LT - Likwidacja środka trwałego". Przy czym do czasu jego fizycznej likwidacji składnik ten wskazane jest objąć ewidencją pozabilansową.

Jak wyceniać nadwyżka np. gdy ujawniono jakiś środek trwały, który nie był dotychczas w księgach? (proszę dokładnie na przykładzie).

W trakcie przeprowadzania inwentaryzacji w drodze spisu z natury może dojść do sytuacji, kiedy ujawniony zostanie środek trwały, którego jednostka nie posiada w ewidencji księgowej. Rodzi się wówczas pytanie, co z takim środkiem dalej począć

W takim przypadku komisja inwentaryzacyjna powinna przeprowadzić postępowanie mające na celu wyjaśnienie przyczyn, z powodu, których w jednostce znajduje się nieujawniony w ewidencji księgowej składnik majątkowy. Powstanie nadwyżki w środkach trwałych może mieć różne przyczyny: np. ujawniony majątek mógł być przekazany spółce w drodze darowizny, która nie została odpowiednio zaewidencjonowana w księgach rachunkowych, bądź w trakcie remontu jednostki mógł być nieumyślnie pozostawiony przez podmiot wykonujący prace remontowe. Tak naprawdę przyczyn może być wiele, dlatego należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, które ustali powstałą rozbieżność danych. Jak już stwierdzimy, że ujawniony środki należy do jednostki musimy go właściwie rozliczyć w księgach rachunkowych. 

Dla lepszego zobrazowania sytuacji posłużę się przykładem:

Jednostka podczas inwentaryzacji na 31 grudnia 2013 roku ujawniła środek trwały – komputer stacjonarny, który nie był objęty ewidencją bilansową.  Przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że środek ten jednostka otrzymała, jako darowiznę rzeczową. Spółka nie posiada, żadnych dokumentów potwierdzających ten fakt. Jak rozliczyć go w księgach?

W przypadku ujawnienia środka trwałego, który został nabyty w drodze darowizny, należy najpierw dokonać wyceny jego wartość początkowej. Art. 28 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości  wskazuje, iż ujawniony środek trwały należy wycenić według aktualnej ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego składnika majątku. W przypadku, kiedy nie możliwe będzie ustalenie aktualnej ceny sprzedaży netto danego środka trwałego, należy wówczas w inny sposób określić jego wartość godziwą zdefiniowaną w art. 28 ust. 6 ustawy o rachunkowości. Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych ujawnionego środka trwałego zależy od wyników postępowania wyjaśniającego. Z przykładu wynika, że ujawniony składnik majątku został jednostce przekazany nieodpłatnie, zatem wartość początkową środka trwałego - ustaloną w powyższy sposób - należy ująć na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Zaliczona do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwota będzie stopniowo - równolegle do odpisów amortyzacyjnych - zwiększać pozostałe przychody operacyjne.

Księgowania dotyczące ujawnienia wyżej wymienionego środka trwałego powinny przebiegać następująco:

1. Wprowadzenie ujawnionego środka trwałego do ksiąg rachunkowych:

• Wn konto 01 "Środki trwałe",
• Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek)

2. Rozliczenie bezspornej nadwyżki środka trwałego:

• Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),
• Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Ujawniony środek trwały)

Jeżeli zaś chodzi o rozpoczęcie amortyzacji tego środka dla celów bilansowych powinno nastąpić nie wcześniej niż po jego wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych. Nie będzie sprzeczne z ustawą o rachunkowości rozpoczęcie odpisów amortyzacyjnych od ujawnionego środka trwałego zgodnie z prawem podatkowym, tj. począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych.  Należy przy tym pamiętać, że przepisy ustawy o rachunkowości (a także przepisy ustaw o podatku dochodowym) nie przewidują możliwości naliczenia odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej ujawnionego środka trwałego za okres przed wprowadzeniem go do ewidencji.

A jeżeli mamy składniki aktywów obcych a inwentaryzujemy je jak swoje. Jakie postępowanie gdy ujawniono niedobór czy nadwyżkę.

Podczas czynności  inwentaryzacyjnych należy dokonać weryfikacji także majątku dla którego spółka nie jest właścicielem i prowadzi ewidencję pozabilansową. Zgodnie z art. 16 ust. 2 Ustawy o rachunkowości inwentaryzację przeprowadza się nie tylko dla własnych środków trwałych, ale również obcych, użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu bądź umowy dzierżawy. Nie dotyczy to jednak jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Tak samo jest w przypadku zapasów. Działanie to ma to na celu nie tylko ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, ale też sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku. Środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Co robimy w sytuacji, gdy napotkamy niezgodności w przypadku obcych środków trwałych? Przede wszystkim o wynikach przeprowadzonej inwentaryzacji powiadamiamy jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego. Następnie należy dokonać wyjaśnień, ustalić skąd mogły powstać takie różnice.  W przypadku, kiedy ujawniono nadwyżkę/niedobór danego składnika majątku to należy najpierw rozliczyć je w ewidencji pozabilansowej, a następnie po przekazaniu protokołu do właściciela składnika aktywów, który ujmuje składnik w swojej ewidencji, należy uzgodnić z nim przyczyny powstania nadwyżki/niedoboru.

Jakie błędy pojawiają się w przypadku rozliczenia inwentaryzacji?

Nieprawidłowości, jakie występują w związku z inwentaryzacją, dzielą się na błędy dotyczące: ogólnego przebiegu inwentaryzacji, dokumentacji, przebiegu spisów, przebiegu potwierdzeń salda, przeprowadzania weryfikacji i wreszcie – rozliczenia inwentaryzacji.

Rozliczenie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych jest ostatnim etapem inwentaryzacji. W ramach tego etapu dokonuje się ustalenia, wyceny, wyjaśnienia i zaksięgowania skutków inwentaryzacji. Ustalenie różnic polega na porównaniu stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Dokonują tego zazwyczaj pracownicy księgowości. Mogą tu wystąpić różnice ilościowe:

1. niedobory – gdy stan stwierdzony podczas spisu z natury jest niższy niż stan wynikający z ewidencji księgowej,

2. nadwyżki – gdy stan ustalony podczas spisu z natury jest wyższy od stanu ewidencyjnego.

Mogą też wystąpić różnice pozorne, będące skutkiem błędów popełnionych przy prowadzeniu ewidencji. Często też zapominamy, że wysyłając potwierdzenia sald przed końcem roku powinniśmy wyjaśnić powstałe różnice oraz uzgodnić salda wg stanu na koniec roku.

Najczęściej występujące błędy popełniane na etapie końcowym przeprowadzanej inwentaryzacji prezentuje poniższa tabela:

Decyzję o sposobie rozliczenia różnic, w zależności od przyczyny ich powstania i charakteru podejmuje kierownik jednostki (np. zarząd). Ale następuje to na podstawie dokumentów przedstawionych przez komisję inwentaryzacyjną. Jakie obowiązki w tym zakresie ciąża na komisji?

Każdą inwentaryzację należy rozpocząć od powołania komisji inwentaryzacyjnej, specjalnym rozporządzeniem, przez kierownika jednostki. Aby czynności dokonywane podczas tego procesu przebiegały sprawnie i poprawnie, wcześniej członkowie komisji powinni przejść odpowiedni instruktaż. W składzie komisji nie powinny znajdować się osoby materialnie odpowiedzialne za składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji.

Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy:

- opracowanie wraz z głównym księgowym projektów planu i harmonogramów inwentaryzacji,

- formułowanie uzgodnionych z głównym księgowym wniosków w sprawie powołania zespołów spisowych, kontrolerów spisowych, w sprawie sposobu inwentaryzacji składników nietypowych (np. artykułów sypkich, przestrzennych, trudno dostępnych, materiałów bibliotecznych itp.), w sprawie stosowania dopuszczalnych uproszczeń w inwentaryzacji, inwentaryzacji zapasów zbędnych, nadmiernych, uszkodzonych itp.,

- dokonywanie, wspólnie z powołanymi kontrolerami spisowymi, przeglądu rejonów spisowych oraz poprawności całokształtu prac przygotowawczych do inwentaryzacji,

- przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (np. formularzy oświadczeń, arkuszy spisowych itp.),

- zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników przed rozpoczęciem ich inwentaryzacji (np. kartoteki magazynowej - przed rozpoczęciem spisu z natury składników znajdujących się w magazynie). 

Aby zwiększyć pewność, ze pozyskane dane w trakcie inwentaryzacji są realne i rzeczywiste, komisja nie powinna mieć dostępu do stanów ewidencyjnych inwentaryzowanych składników. Największą rolę odgrywa komisja inwentaryzacyjne podczas spisu z natury aktywów majątkowych spółki. Po zakończeniu czynności spisowych, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej rozlicza zespoły z otrzymanych arkuszy spisowych. Następnie kompletuje dokumenty spisowe tj. zarządzenie kierownika jednostki, oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych oraz pozyskane arkusze spisowe i przekazuje je głównemu księgowemu.

Jak prawidłowo udokumentować rozliczenie inwentaryzacji? Jakie błędy się w tym przypadku pojawiają.

Przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wiąże się z koniecznością sporządzenia wielu dokumentów. Ich rodzaj zależy od wielkości jednostki, specyfiki jej działalności i powinny być określone we własnym zakresie przez jednostkę. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Dokumenty inwentaryzacyjne można generalnie podzielić na dotyczące:

• przygotowania inwentaryzacji,
• przebiegu spisów z natury oraz czynności inwentaryzacyjnych dokonywanych w drodze potwierdzeń sald, jak również porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji
• ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

W przypadkach, kiedy powstają różnice inwentaryzacyjne należy przygotować odpowiednie dokumenty, które pozwolą na prawidłowe ich rozliczenie w księgach rachunkowych. W celu wyjaśnienia tych różnic przeprowadza się postępowanie wyjaśniające. Polega ono na uzyskaniu pisemnych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych za dane składniki majątku i zweryfikowaniu tych wyjaśnień. Ustalenie i sposób rozliczenia różnic powinien być ujęty w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzonym przez kierownika jednostki. Protokół ten powinien zawierać umotywowane wnioski, co do sposobu ich rozliczenia. Dokumenty te są podstawą rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.  Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w księgach na podstawie dokumentów PK – polecenie księgowania, do którego powinny być załączone odpowiednie dokumenty wyjaśniające typu: wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek, zestawienia obliczeń ubytków naturalnych itp. W praktyce często brak jest takich wniosków, gdyż zdarza się, że różnice z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury nie zostają ujawnione lub są błędnie kwalifikowane.

Do najczęściej stwierdzanych błędów w zakresie dokumentacji zalicza się:

• brak stosownych wewnętrznych regulacji normujących zasady przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – zbyt ogólne instrukcje albo w ogóle ich brak powodują, że często w trakcie inwentaryzacji osoby ją przeprowadzane nie wiedzą, w jaki sposób należy postąpić; to z kolei powoduje narastanie nieprawidłowości w innych obszarach; 
•  brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – nieprzeprowadzanie lub niewystarczające kontrole powodują nawarstwianie się błędów i powielanie niewłaściwych schematów zachowań w kolejnych okresach;
• nietraktowanie arkuszy spisu z natury, jako druków ścisłego zarachowania – takie postępowanie niesie ryzyko, że nie wszystkie pozycje spisane na arkuszach zostaną uwzględnione przy rozliczaniu inwentaryzacji;
• podczas spisu z natury metodą czytnikową – niesporządzanie zestawienia składników, które nie mają kodu kreskowego, wówczas spis może okazać się niekompletny;
• dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z formalnie przyjętymi zasadami (np. stosowanie innych wzorów druków, niż zostały przewidziane w instrukcji);
• brak dokumentu dotyczącego wyników inwentaryzacji (np. protokołu różnic inwentaryzacyjnych) zatwierdzonego przez dyrektora.

Pracownika można pociągnąć do odpowiedzialności za braki.

Przepisy prawa pracy pozwalają na pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności np. gdy szkody powstały w skutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. Wówczas odpowiada  w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Inaczej jest gdy szkoda jest zawiniona. Kiedy więc w praktyce pracownicy są obciążani np. za niedobory w magazynie?

Odpowiedzialność za mienie powierzone stanowi rodzaj odpowiedzialności pracowniczej, a ściślej ujmując jedną z postaci odpowiedzialności majątkowej uregulowanej w kodeksie pracy. Pracownik może zostać pociągnięty przez pracodawcę do odpowiedzialności materialnej wówczas, gdy pracownik swoim działaniem dopuścił się wyrządzenia szkody w mieniu pracodawcy. Odpowiedzialność ta jest jednak bardzo ograniczona i restrykcyjnie uregulowana w kodeksie pracy. Aby była mowa o takiej odpowiedzialności, szkoda musi być nie tylko wynikiem niewykonania lub nienależytego wykonania przez pracownika jego obowiązków, lecz dodatkowo takie działanie lub zaniechanie pracownika musi być przez niego zawinione.

W przypadku stwierdzenia niedoborów inwentaryzacyjnych należy wyjaśnić przyczyny ich powstania. Jeżeli mają one charakter niezawiniony, obciążenie pracowników wartością niedoborów nie jest możliwe. W przypadku niedoborów zawinionych zakres odpowiedzialności zależy od okoliczności. W tym drugim przypadku pracodawca jest zobowiązany do udowodnienia winy pracownika, a odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi.  Od powyższej odpowiedzialności, pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia, np. niedogodne warunki sprawowania pieczy nad mieniem, dostęp do pomieszczeń osób postronnych, itp.

Nie każde jednak utrudnienie w sprawowaniu pieczy nad powierzonym mieniem może stanowić okoliczność zwalniającą pracownika od odpowiedzialności za powstałą szkodę. Pracownik jest bowiem obowiązany informować pracodawcę o zagrożeniach w zapewnieniu należytego zabezpieczenia powierzonego mu mienia i współdziałać z nim w celu stworzenia warunków zapewniających należyte zabezpieczenie tego mienia.

Natomiast pracownik, chcąc się całkowicie uwolnić od odpowiedzialności, musi udowodnić okoliczności, które z dużym prawdopodobieństwem pozwalają stwierdzić, że szkoda jest następstwem zdarzeń od niego niezależnych. Innymi słowy musi wykazać, że nie było z jego strony żadnych niedociągnięć i że wykonywał swoje zobowiązanie z należytą starannością. Niestety bierna postawa pracownika, zwłaszcza godzenie się na to, aby zastępowały go w czasie jego nieobecności w pracy inne osoby, a także niepodejmowanie działań zmierzających do zabezpieczenia swoich interesów - choćby przez sporządzenie we własnym zakresie spisu z natury, gdy przewidywał dłuższą nieobecność w pracy oraz brak dążenia do podpisania umowy o współodpowiedzialności z pracownikami zatrudnionymi w tym samym magazynie, mogą być podstawą do przypisania również pracownikowi odpowiedzialności za powstały niedobór.

W przypadku, gdy pracownik materialnie odpowiedzialny nie zaakceptuje decyzji o uznaniu niedoboru za powstały z jego winy, niedobór ten staje się roszczeniem. W takiej sytuacji sprawa powinna zostać skierowana na drogę postępowania sądowego. Otrzymane odszkodowania od osób odpowiedzialnych materialnie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu.