DGP: Przepisy o odwoływaniu pracownika z urlopu powinny być zmienione
23.07.2026
Przepisy pozwalające odwołać pracownika z urlopu obowiązują od dekad, ale nie regulują kluczowych kwestii: sposobu skutecznego kontaktu, terminu powrotu ani zasad zwrotu kosztów. Eksperci postulują doprecyzowanie Kodeksu pracy, wskazując m.in. na potrzebę wprowadzenia 48-godzinnego terminu na stawienie się w pracy.
Obowiązujące od dekad regulacje dotyczące odwoływania pracowników z urlopu nie odpowiadają realiom współczesnego rynku pracy. Nie określają skutecznego sposobu kontaktu z pracownikiem, terminu jego powrotu ani precyzyjnych zasad rozliczania poniesionych kosztów. Zdaniem ekspertów przepisy powinny zostać doprecyzowane.
Kodeks pracy pozwala pracodawcy odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, jeżeli jego obecność w firmie jest konieczna z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania wypoczynku. Możliwość taką przewiduje art. 167 Kodeksu pracy.
W praktyce rozwiązanie to wykorzystywane jest jednak sporadycznie. Wynika to nie tylko z wyjątkowego charakteru odwołania, ale również z licznych problemów związanych z zastosowaniem przepisów.
– Nie wystarczy, że po rozpoczęciu urlopu pojawiła się pilna potrzeba organizacyjna. Musi wystąpić zdarzenie, którego racjonalnie nie można było wcześniej przewidzieć, a jego skutków nie da się usunąć bez osobistego udziału konkretnego pracownika – wyjaśniała w rozmowie z „Dziennikiem Gazetą Prawną” Adrianna Kucharska, menedżerka projektów kadrowo-płacowych w linii BPO PKF Polska.
Zwykłe spiętrzenie obowiązków, przewidywane braki kadrowe czy niewłaściwie zaplanowane zastępstwa nie stanowią wystarczającej podstawy do przerwania urlopu.
Pracodawca musi zwrócić koszty
Pracownik odwołany z urlopu powinien otrzymać zwrot wydatków pozostających w bezpośrednim związku z decyzją pracodawcy. Mogą to być między innymi udokumentowane koszty wcześniejszego powrotu, niewykorzystanych noclegów, wyżywienia lub usług turystycznych, których nie można anulować ani odzyskać.
W uzasadnionych przypadkach zwrot może również obejmować wydatki poniesione przez osoby towarzyszące, jeżeli bez pracownika nie mogły one kontynuować wypoczynku. Pracodawca nie odpowiada natomiast co do zasady za utracone korzyści oraz wydatki jedynie pośrednio związane z urlopem.
Niewykorzystana część urlopu nie przepada. Powinna zostać udzielona pracownikowi w innym terminie.
Zakres zwracanych wydatków nie został jednak szczegółowo określony, co może prowadzić do sporów. Wątpliwości pojawiają się zwłaszcza przy kosztach dodatkowych atrakcji, wyjazdów lub usług wykupionych dla członków rodziny pracownika.
Jak skutecznie powiadomić pracownika?
Jednym z największych problemów jest brak przepisów określających, w jaki sposób pracodawca może skutecznie przekazać decyzję o odwołaniu z urlopu.
Pracownik podczas wypoczynku nie ma obowiązku regularnego sprawdzania służbowej poczty elektronicznej ani odbierania telefonu służbowego. Kontaktowanie się za pośrednictwem prywatnego numeru telefonu lub adresu e-mail może natomiast rodzić wątpliwości związane z ochroną danych osobowych.
Samo wysłanie wiadomości nie oznacza jeszcze, że pracownik skutecznie zapoznał się z decyzją pracodawcy. Odwołanie powinno mieć jednoznaczną formę. Komunikat informujący jedynie, że pracownik „jest potrzebny w firmie”, może być niewystarczający.
– Wysłanie wiadomości przez pracodawcę nie może tworzyć fikcji skutecznego doręczenia. Potrzebny jest mechanizm, który pozwoli działać w sytuacji rzeczywiście nadzwyczajnej, nie zamieniając prawa do odpoczynku w obowiązek pozostawania w gotowości – wskazuje Adrianna Kucharska.
Częstsze jest zakłócanie wypoczynku
Formalne odwołania z urlopu zdarzają się rzadko. Znacznie częściej pracodawcy kontaktują się z osobami przebywającymi na wypoczynku, prosząc je o odebranie telefonu, sprawdzenie poczty, udział w spotkaniu lub wykonanie konkretnego zadania.
Takie działania mogą prowadzić do powstania szarej strefy, w której pracownik formalnie nadal przebywa na urlopie, ale w praktyce pozostaje do dyspozycji firmy. Tymczasem celem urlopu wypoczynkowego jest zapewnienie rzeczywistej regeneracji i czasowego uwolnienia pracownika od obowiązków zawodowych.
Eksperci proponują 48 godzin na powrót
Zdaniem ekspertów art. 167 Kodeksu pracy powinien zostać zaktualizowany. Jedną z propozycji jest określenie orientacyjnego terminu, w którym pracownik powinien stawić się w pracy, na przykład niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 48 godzin od skutecznego powiadomienia.
Termin ten powinien uwzględniać obiektywne okoliczności, takie jak miejsce pobytu pracownika, dostępność połączeń transportowych czy konieczność powrotu z zagranicy.
Przepisy powinny również określać dopuszczalne kanały kontaktu, minimalną treść komunikatu, zasady wykorzystywania danych pracownika oraz sposób ustalenia, czy miał on realną możliwość zapoznania się z decyzją pracodawcy.
Firmowa procedura może ograniczyć ryzyko
Do czasu zmiany przepisów pracodawcy mogą uregulować zasady postępowania w wewnętrznych procedurach. Dokument powinien określać między innymi:
- kto może podjąć decyzję o odwołaniu pracownika;
- jakie sytuacje uzasadniają uruchomienie procedury;
- z jakich kanałów komunikacji można skorzystać;
- jak powinien wyglądać komunikat kierowany do pracownika;
- w jaki sposób dokumentować kontakt i rozliczać koszty powrotu.
Procedura wewnętrzna nie może jednak rozszerzać przesłanek wynikających z Kodeksu pracy ani nakładać na pracownika obowiązku stałej dostępności podczas wypoczynku. Nie może również automatycznie przesądzać, że wysłana wiadomość została skutecznie doręczona.
Dobrze przygotowane zasady mogą natomiast uporządkować odpowiedzialność w organizacji i ograniczyć ryzyko pochopnych decyzji podejmowanych w sytuacjach kryzysowych.
