16.07.2026
Już 1 października 2026 r. wejść ma w życie procedowana obecnie przez Sejm nowelizacja ustawy o VAT zakładająca rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej z art. 105a tejże ustawy również na usługi niematerialne.
Projekt ustawy przeszedł już pierwsze czytanie w Sejmie oraz był przedmiotem interpelacji poselskiej nr 17612, a odpowiedź udzielona na tę interpelację dostarczyła dodatkowych wyjaśnień dotyczących zakresu i sposobu rozumienia projektowanych zmian.
W proponowanym stanie prawnym, jeżeli nabywca wiedział, że faktura dokumentuje czynność, która w rzeczywistości nie została wykonana, zawiera dane niezgodne z rzeczywistością lub została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokonanie zapłaty w MPP nie będzie chroniło go przed odpowiedzialnością solidarną.
Choć zmiana ma służyć walce z oszustwami podatkowymi, w praktyce oznacza znaczące zwiększenie obowiązków po stronie nabywców usług.
Większy nacisk na należytą staranność
Wymagane będzie wykazanie nie tylko prawidłowości rozliczenia, ale również realnej weryfikacji kontrahenta oraz rzeczywistego wykonania usługi. A jest to szczególnie skomplikowane w przypadku usług niematerialnych, gdzie usługa doradcza albo marketingowa, a także konsulting czy wsparcie informatyczne nie pozostawiają bowiem tak jednoznacznych dowodów jak fizyczny obrót towarem.
Dotychczasowa praktyka organów nie napawa optymizmem
Zagadnienie jest bardzo problematyczne z punktu widzenia podatnika, ponieważ organy podatkowe często interpretują obowiązki podatników w kwestii zachowania należytej staranności bardzo szeroko, bardzo rygorystycznie a czasem wręcz absurdalnie.
W praktyce zdarzały się przypadki, w których organ uznawał kompletną, wszechstronną dokumentację dotyczącą weryfikacji kontrahenta wręcz za dowód tego, że podatnik sam miał wątpliwości co do rzetelności partnera biznesowego, a tym samym powinien on był podejrzewać próbę oszustwa lub o oszustwie wiedział. W innych sprawach oczekiwano również od przedsiębiorców przeprowadzania osobistej wizytacji fizycznej placówki zagranicznych kontrahentów (np. na Cyprze).
Takie przykłady pokazują, że ocena należytej staranności ma w dużej mierze niestety zazwyczaj charakter mocno uznaniowy i może w przyszłości prowadzić do wielu sporów z organami podatkowymi.
Jak powinny się zachować przedsiębiorstwa?
Doświadczenia z dotychczasowych sporów dotyczących odpowiedzialności solidarnej wskazują, że skuteczna obrona będzie wymagała współpracy kilku obszarów przedsiębiorstwa, np.:
- dział zakupów wspierany i instruowany przez personel księgowo-podatkowy mógłby wymagać i dostarczać dokumentację w zakresie właściwej weryfikację działalności kontrahenta oraz uzasadnienia jego wyboru.
- finanse i księgowość dzieląc się wiedzą, doświadczeniem i rekomendacjami mogą dodatkowo np. odpowiadać za weryfikację faktur oraz rachunku bankowego, obecność kontrahenta na Białej Liście etc.;
- działy komercyjne mogłyby wspierać element gromadzenia potwierdzeń rzeczywistego wykonania usługi oraz uzasadnienia rynkowego charakteru wynagrodzenia.
Dopiero połączenie tych trzech obszarów pozwoli wykazać należytą staranność w razie kontroli. Dobrą praktyką będzie także tworzenie kompletnego pakietu dokumentów dla każdej faktury dotyczącej świadczonych usług. Katalog taki powinien obejmować w szczególności:
- umowę lub tzw. „statement of work „z opisem zakresu i rezultatów usługi,
- protokoły odbioru, raporty lub inne dowody wykonania świadczenia,
- dokumentację weryfikacji kontrahenta (status VAT, Biała Lista, wpis do KRS/CEIDG wraz z datą i wskazaniem osoby dokonującej weryfikacji),
- kompleksowe uzasadnienie rynkowego poziomu wynagrodzenia.
Tak przygotowana dokumentacja może mieć decydujące znaczenie podczas kontroli podatkowej lub sporu z organami podatkowymi.
Warto przygotować się już teraz
Już dziś warto ustalić obszary największego ryzyka, zweryfikować obowiązujące procedury należytej staranności oraz wdrożyć rozwiązania systemowe wspierające weryfikację kontrahentów i archiwizację dokumentacji. Im wcześniej przedsiębiorcy przygotują się do nowych obowiązków, tym łatwiej będzie ograniczyć ryzyko podatkowe po wejściu przepisów w życie za razem minimalizując utrudnienia w kluczowych dla firmy procesach zakupowych oraz wpływ nowych wymogów na relacje z kontrahentami.
Chętnie wesprzemy Państwa zarówno w ocenie wpływu nowych regulacji na działalność przedsiębiorstwa, jak i w opracowaniu oraz wdrożeniu skutecznych procedur należytej staranności.
