Jak korzystać z danych finansowych, aby zawsze być o krok przed konkurencją?

Artykuł napisała Grażyna Sadowska-Malczewska PKF Polska, Partner Zarządzający PKF BPO, doświadczona ekspertka w zakresie implementacji efektywnych procesów w organizacjach oraz pasjonatka rachunkowości zarządczej i kontrolingu. Autorka cyklu publikacji z obszaru finansów, zarządzania, rachunkowości i podatków między innymi na portalu MITSloan Management Review Polska.

„Wielkim błędem jest teoretyzować, zanim ma się dokładne dane” – to słowa, które Sir Arthur Conan Doyle włożył w usta Sherlocka Holmesa. Naszym zadaniem, jako przedsiębiorców, jest wcielić się w rolę detektywa i odnaleźć sens, we wskazówkach, które daje nam nasza własna firma. Jej największym, niestety nie zawsze dobrze wykorzystywanym, zasobem są właśnie dane.

Cenny zasób, który trzeba umieć wykorzystać

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, zapewne znasz ten stan, kiedy w natłoku zadań i napływających informacji, czujesz paraliż decyzyjny i zmęczenie. Niektórzy z nas trwają w nim permanentnie. Psychologowie określają go jako stres informacyjny. Naszą rolą jest nauczyć się odrzucać szum informacyjny, a wyławiać z niego wartościowe treści, których następnie użyjemy z korzyścią dla swojego przedsiębiorstwa.

Tutaj bardzo ważnym aspektem jest również czas. W dobie sztucznej inteligencji i innych cyfrowych narzędzi, analizy danych może dokonywać każdy. Jednak przewagę rynkową zyskuje ta firma, która sięgnie po nie i podejmie właściwe decyzje w odpowiednim czasie – szybciej niż konkurencja. Nawet najbardziej rozbudowane i wnikliwe analizy mają swoją datę przydatności, zwłaszcza w sytuacji dynamicznie zmieniającego się rynku i ciągłych zmian geopolitycznych.

Połączenie skutecznego wykorzystania dwóch czynników: WIEDZY i CZASU jest tym, do czego powinna dążyć kadra zarządzająca, by mieć pewność, że swoje decyzje opiera na właściwych podstawach.

Rachunkowość finansowa vs. zarządcza, czyli jak korzystać z danych

Aby uporządkować informacyjny chaos, zarząd firmy nie musi posiadać wiedzy z zakresu ekonomii czy finansów. Liczy się dobranie odpowiednich narzędzi. Szczególnie w średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie danych jest dużo i pochodzą z różnych źródeł. Skutecznym rozwiązaniem jest dobrze zaprojektowany kontroling finansowy, a także stworzenie wewnętrznego działu lub outsourcing rachunkowości finansowej i zarządczej.

Zazwyczaj, kiedy Klienci pytają mnie o różnice pomiędzy tymi usługami, odpowiadam, że różni je ODBIORCA tworzonych przez nie danych.

● Rachunkowość finansowa wynika z nałożonego prawnie obowiązku i prowadzona jest głównie na potrzeby odbiorcy zewnętrznego, np.: urzędu skarbowego, banków, leasingodawców czy akcjonariuszy. Daje im obraz kondycji finansowej firmy (oczywiście zakładając, że księgi prowadzone są w sposób rzetelny i stanowią dobrą podstawę do dalszych analiz);

● Rachunkowość zarządcza wdrażana jest dobrowolnie. Ma dostarczyć informacje radzie nadzorczej, zarządowi, wspólnikom i wszystkim, którzy mają wpływ na podejmowane decyzje oraz budowanie długofalowej strategii rozwoju. Wpływa na decyzje jakie podejmie szeroko rozumiana firma, aby osiągnąć swój cel.

Na poniższej grafice znajdziecie siedem głównych obszarów, które odróżniają rachunkowość finansową od zarządczej.

System naczyń połączonych – dobre analizy powstają na podstawie dobrych danych

Często ze strony moich Klientów pada pytanie: jak przygotować się do korzystania z informacji, które dostarcza rachunkowość zarządcza? Odpowiadam wtedy, że aby zacząć mówić o organizacji odpowiedniego systemu rachunkowości zarządczej i kontrolingu musimy najpierw przyjrzeć się danym, którymi dysponujemy i temu, w jaki sposób są pozyskiwane. Bardzo ważne jest, aby w przemyślany sposób podejść do prowadzenia rachunkowości finansowej, projektowania procesów wewnętrznych, procedur, kont bankowych, a nawet wykorzystywanych narzędzi, jak CRMy, systemy magazynowe i tym podobne. Jeśli te elementy będą współpracować ze sobą niczym dobrze dopasowane elementy układanki, będziemy w stanie uzyskać dane, które przekażemy rachunkowości zarządczej odpowiednio szybko, nie tracąc czasu na ich obróbkę.

Jeśli ten etap mamy zamknięty z sukcesem, czas na kolejne pytanie: jak stworzyć system rachunkowości zarządczej, która przyniesie faktyczne korzyści dla spółki?

Zacznij od księgowości

W rachunkowości księgowej liczy się jakość - nie jakoś. Rzetelna księgowość to podstawa dla wiarygodnej rachunkowości zarządczej. Dlatego warto mieć na względzie, że nie każde biuro rachunkowe może być odpowiednie dla Twojego profilu firmy. W jego wyborze warto kierować się przede wszystkim doświadczeniem i znajomością Twojej branży.

Celem nadrzędnym księgowego jest dokładna (powiedzenie „każdy grosik musi się zgadzać” nie wzięło się znikąd) i odpowiednia ewidencja zdarzeń gospodarczych, które oddają faktyczny stan ekonomiczny firmy. Dodatkowo, aby uniknąć przykrych finansowych konsekwencji, rachunkowość finansowa powinna być prowadzona w oparciu o ścisłe wytyczne prawne: od ustawy o rachunkowości zaczynając, poprzez prawo podatkowe, po krajowe i międzynarodowe standardy rachunkowości.

Rachunkowość finansowa w mniejszym stopniu opiera się na szybkości, jednak rytm jej pracy i tworzenia danych opiera się na cyklicznej konieczności raportowania. Jeśli więc Twoje biuro księgowe pracuje dokładnie i rzetelnie, dane potrzebne w kolejnym kroku, będą wiarygodne i łatwo dostępne.

Szybko i skutecznie, czyli jak działa rachunkowość zarządcza

W porównaniu z księgowością, rachunkowość zarządcza działa tu i teraz. Na główny plan wysuwa się

● CZAS, w którym dostarczane są dane oraz

● wyselekcjonowanie informacji, które mają wartość dla zarządzających w aktualnych warunkach i będą pomocne w podejmowaniu trafnych decyzji.

Jak już podkreślałam, rachunkowość finansowa musi być stale w gotowości. Dlaczego? Nawet najlepiej opracowane dane, dostarczone o jeden dzień za późno, nie będą miały wartości w budowaniu przewagi konkurencyjnej czy w reagowaniu z wyprzedzeniem na zaistniałe ryzyka, jeśli sytuacja rynkowa zmieni się w tym czasie.

Na poniższym diagramie, w obrazowy sposób przedstawiłam wpływ czasu i doboru odpowiednich danych na wartość zarządczą, powstałe ryzyka dla firmy oraz wykorzystanie szans na budowanie przewagi organizacyjnej:

Rachunkowość zarządcza kompiluje dane pozyskane z wewnątrz firmy (głównie z księgowości, ale też od działu sprzedaży, działu HR, marketingu), a następnie analizuje je w oparciu o informacje pozyskane spoza organizacji. A więc bierze pod uwagę między innymi:

● aktualną sytuację geopolityczną,

● zmieniające się wytyczne prawne,

● wskaźniki makroekonomiczne,

● trendy i ryzyka występujące w branży.

Efektem tych analiz powinny być nie tylko informacje, ale też scenariusze działań przygotowane na przewidywane zmiany lub wydarzenia, tzw. czarne łabędzie, których w ostatnim czasie widzieliśmy niemało.

Nic według szablonu, wszystko na miarę

System rachunkowości zarządczej i kontrolingu nie jest standardowym produktem. Aby był wartościowy, musi być „uszyty na miarę” dla każdej organizacji, ponieważ nie ma dwóch identycznych firm. Podczas jego tworzenia zarząd (lub, jeśli decydujemy się na outsourcing rachunkowości zarządczej, firma zewnętrzna w ścisłej współpracy z zarządem), powinien drobiazgowo uwzględnić wszystkie procesy, które zachodzą w firmie oraz przypisać odpowiedzialności za ich kluczowe elementy. Istotne jest również zidentyfikowanie tzw. wąskich gardeł, które powodują opóźnienia w przepływach informacji.

Jednym z kluczowych zadań rachunkowości zarządczej jest dostarczenie informacji na temat marżowości produktów lub usług, z uwzględnieniem nie tylko całościowego wyniku spółki (tych informacji dostarcza raport roczny, tworzony przez księgowość), ale wyników poszczególnych jednostek. W ten sposób, rozbijając informację na grupy produktowe/usługowe, projekty, marki czy klientów, jesteśmy w stanie ocenić na czym firma zarabia, a gdzie traci. Może się okazać, że mimo dobrej ogólnej kondycji finansowej, istnieją obszary, które wymagają istotnych działań korekcyjnych czy zmiany strategii. Zadbanie o nie w odpowiednim czasie może zapobiec istotnym kłopotom w dłuższej perspektywie.

Zintegrowanie rachunkowości zarządczej z rachunkowością finansową i kontrolingiem, tworzy wartość dodaną dla zewnętrznych zainteresowanych stron. Podnosi rangę marki, często wpływając pozytywnie na decyzje podejmowane przez interesariuszy, np. inwestorów lub kontrahentów. Również właściciele firmy, znając mocne i słabe strony swojej organizacji, zyskują większy spokój i pewność decyzyjną, w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu ekonomicznym. A przede wszystkim wiedzę i przewagę czasową w jej wykorzystaniu w porównaniu z konkurencją, która z tych możliwości nie korzysta.

”Prawdziwa wiedza to znajomość przyczyn” – Arystoteles

Jak już zapewne zauważyliście, rachunkowość finansowa daje odpowiedź nie tylko na pytanie „ile?”, ale również „dlaczego?”, o ile potrafimy dostarczone dane umiejętnie analizować.

Przy analizie danych zarządczych przydatna jest wiedza ekspercka różnych obszarów (księgowa, kadrowa, finansowa, prawna, podatkowa). Nie chodzi mi tu o to, aby każdy właściciel czy manager musiał posiąść wiedzę, w każdej z tych dziedzin, ale raczej zbudował odpowiednie grono doradców. W PKF współpracując z naszymi Klientami w zakresie rachunkowości zarządczej i kontrolingu, bardzo często do tworzenia analiz i scenariuszy, angażujemy naszych ekspertów z różnych działów. Są wśród nich prawnicy różnych specjalizacji, ekonomiści, księgowi, specjaliści z zakresu kadr, płac, hr-owcy, doradcy podatkowi, informatycy i zarządcy czy analitycy biznesowi. To szerokie grono doradców jest jednym z najbardziej cenionych przez naszych Klientów aspektów współpracy.

Lepiej zapobiegać niż leczyć. Z tego względu, nawet jeśli Twoja firma dopiero się rozwija, lepiej już teraz rozważyć, utworzenie spójnego systemu finansowo-zarządczego, który będzie rozwijał się równolegle. Jest to zdecydowanie pewniejszy sposób, niż odtwarzanie informacji wstecznie, kiedy okaże się potrzebna.

Czy jako właściciel firmy, chciałbyś, żeby była ona zarządzana metodą prób i błędów? Nie sądzę. Rozwój biznesu i jego zarządzanie powinny opierać się na solidnych fundamentach, które PKF z przyjemnością pomoże Ci stworzyć.

Zapraszamy do kontaktu!