Trzeba zapewnić trwałość zestawienia obrotów

Komentarz eksperta PKF (Bartosz Gorzelańczyk) został opublikowany w Dzienniku Gazeta Prawna w dniu 10 lutego 2011 r.

Firma co miesiąc sporządza zestawienie obrotów i sald.

Czy nalezy robić wydruki obrotówki czy wystarczy, że dane finansowe są zapisane na płytach CD – pyta pani Zofia z Poznania.

Bartosz Gorzelańczyk księgowy z PKF Accounting wyjaśnia, że z prawnego punktu widzenia zapisywanie tych dokumentów na CD jest zachowaniem wystarczającym. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje bowiem do zapewnienia trwałości zapisu, lecz nie definiuje go w sposób precyzyjny.

- Z praktycznego punktu widzenia przy braku wydruków mogą się pojawić problemy – podkreśla nasz rozmówca. Dodaje, że jeszcze kilka lat temu wiele firm dokonywało kopii na małych dyskietkach. Postęp technologiczny, jaki nastąpił w ostatnich czasach spowodował, że większość tych przedsiębiorstw nie byłaby w chwili obecnej w stanie dotrzeć do zapisanych na tym nośniku zasobów, gdyż w wielu przedsiębiorstwach brakuje komputerów umożliwiających odczyt z tego nośnika danych. Firma może także nie dysponować już odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt danych zapisanych na danym nośniku informacji.

Bartosz Gorzelańczyk wyjaśnia, że trwałość oznacza także brak możliwości modyfikacji poprzednio dokonanych zapisów. Zamknięcie miesiąca powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek zmian w księgach, w tym w zestawieniu obrotów i sald. Jednostki które nie stosują się do tej zasady i wprowadzają zmiany do zamkniętych uprzednio już ksiąg mogą mieć problem z obroną prawidłowości prowadzenia ksiąg które są także podstawą dokonywania rozliczeń podatkowych.