Refaktura a zwrot kosztów – podstawa opodatkowania w VAT

Na gruncie podatku VAT istotne znaczenie ma fakt, czy w danej sytuacji podatnik wystawi refakturę, czy też notę obciążeniową dokumentującą zwrot kosztów. Dzieje się tak, gdyż refaktura podlega opodatkowaniu VAT, a nota nie.

W przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT).

Mając na uwadze ww. przepis refaktura polega na odsprzedaży usług, a co za tym idzie faktycznym przeniesieniu kosztów usługi na podmiot, który faktycznie z niej korzysta.

W wyroku z dnia 12 kwietnia 2022 r. (sygn. II FSK 1926/19) NSA zwrócił uwagę, że refakturowanie usług oznacza nic innego, jak "fakturowanie" usługi świadczonej przez podatnika podatku od towarów i usług przy pomocy osoby trzeciej. Refakturowanie jest zatem pewnego rodzaju odsprzedażą usług w sytuacji, gdy jeden z podmiotów nabywa daną usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą. Refakturowanie usług wystąpi jedynie w sytuacji, gdy podatnik nabywa usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (nabywcy). Celem refakturowania jest bowiem przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, pomimo że podmiot refakturujący danej usługi nie wykonał.

Refaktura powinna zatem być opodatkowana VAT a w swojej treści powinna uwzględniać treść faktury pierwotnej.

Jeżeli chodzi natomiast o zwrot kosztów należy mieć tu na uwadze przede wszystkim art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Zwrot kosztów, a co za tym idzie wystawienie noty obciążeniowej ma miejsce, w przypadku gdy podatnik działa w imieniu i na rachunek nabywcy lub usługobiorcy.

Powyższe stwierdzenie potwierdza m.in. wyrok WSA w Krakowie z dnia 6 marca 2019 r. (sygn. I SA/Kr 894/18).

Reasumując należy, więc stwierdzić że  notą obciążeniową tj. dokumentem bez podatku VAT należy dokumentować koszty poniesione w imieniu i na rzecz kontrahenta. Natomiast, w sytuacji kiedy podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, lecz na rzecz innej osoby, to odsprzedaż tej usługi powinna być udokumentowana fakturą zawierającą podatek VAT.