Profil funkcjonalny – kompas w świecie cen transferowych

Masz pytania? Napisz do mnie!
Paweł Brodziak

Autor publikacji
Agata Poniatowska

Data publikacji
08.08.2025

Współczesne przedsiębiorstwa działające w grupach kapitałowych są zobowiązane do stosowania zasad cen transferowych. Jednym z podstawowych obowiązków w tym zakresie jest prawidłowe określenie profilu funkcjonalnego podmiotów powiązanych – elementu, który odgrywa istotną rolę w ocenie, czy warunki transakcji odpowiadają warunkom rynkowym.

Czym jest profil funkcjonalny?

Choć zarówno analiza funkcjonalna – obowiązkowy element dokumentacji cen transferowych – jak i profil funkcjonalny nie zostały bezpośrednio zdefiniowane w ustawie o CIT, w praktyce przyjmuje się, że profil funkcjonalny to opis roli, jaką dany podmiot pełni w ramach danej transakcji. W szczególności wskazuje:

• jakie funkcje realizuje (np. produkcja, dystrybucja, świadczenie usług),
• jakie aktywa angażuje (np. majątek trwały, know-how, personel),
• jakie ryzyka ponosi (np. rynkowe, operacyjne, finansowe).

Co obejmuje analiza funkcjonalna?

Określenie profilu funkcjonalnego poprzedza tzw. analiza funkcjonalna, która dotyczy stron danej transakcji i jest przeprowadzana osobno dla każdego rodzaju transakcji jednorodnych. W ramach tej analizy identyfikuje się:

1. Pełnione funkcje – np. produkcyjne, handlowe, zarządcze;

2. Zaangażowane aktywa – zarówno materialne, jak i niematerialne;

3. Poniesione ryzyka – np. ryzyko rynkowe, kredytowe, walutowe, operacyjne.

Na podstawie tych informacji przypisuje się profil funkcjonalny, który może odpowiadać jednemu z typowych modeli spotykanych w praktyce, takich jak np.:

• producent lub usługodawca o szerokim lub ograniczonym zakresie funkcji i ryzyka,
• prosty producent lub usługodawca,
• dystrybutor (pełniący rozbudowane lub ograniczone funkcje),
• podmiot pełniący funkcję centrum usług wspólnych.

Kiedy przeprowadzać analizę?

W praktyce gospodarczej rekomenduje się, by profil funkcjonalny był ustalany już na etapie projektowania transakcji kontrolowanej. Pozwala to od początku zapewnić zgodność z zasadą ceny rynkowej i minimalizować ryzyka podatkowe.

Dlaczego profil funkcjonalny jest tak ważny?

Określenie profilu funkcjonalnego jest podstawą do wyboru odpowiedniej metody kalkulacji cen transferowych, ustalenia poziomu wynagrodzenia poszczególnych stron transakcji oraz do identyfikacji porównywalnych transakcji rynkowych. Poprawne przypisanie profilu funkcjonalnego pozwala ocenić, czy podmiot uzyskuje rynkowe wynagrodzenie w zamian za swój wkład w transakcję. Bez tej analizy trudno rzetelnie ocenić, czy dana transakcja została przeprowadzona na warunkach rynkowych (zasada ceny rynkowej – arm’s length principle).

Dodatkowo, w świetle przepisów prawa podatkowego (zarówno krajowego, jak i międzynarodowego – np. wytycznych OECD), dokumentacja cen transferowych bez właściwej analizy funkcjonalnej może zostać uznana za niekompletną, co wiąże się z ryzykiem kar finansowych. Brak takiej analizy może więc skutkować ryzykiem podatkowym, szczególnie w przypadku kontroli.

Podsumowanie

Określenie profilu funkcjonalnego to nie tylko obowiązek formalny, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie, które wspiera zgodność z przepisami prawa podatkowego oraz chroni firmę przed potencjalnym zakwestionowaniem cen transferowych przez organy podatkowe. Rzetelna analiza funkcji pełnionych przez strony transakcji, zaangażowanych aktywów oraz ponoszonych ryzyk umożliwia nie tylko poprawne sporządzenie dokumentacji cen transferowych, ale również odgrywa kluczową rolę w przypadku kontroli podatkowych. Prawidłowe przypisanie profilu funkcjonalnego i jego jasne udokumentowanie może przesądzić o pozytywnym wyniku postępowania. Dodatkowo solidnie przeprowadzona analiza funkcjonalna zwiększa bezpieczeństwo podatkowe firmy oraz ułatwia zarządzanie relacjami w ramach grupy kapitałowej. Dlatego warto zadbać, aby ta część dokumentacji była przygotowana starannie – najlepiej przy wsparciu specjalistów posiadających doświadczenie w zakresie cen transferowych.

Jeśli mają Państwo wątpliwości dotyczące prawidłowego przypisania profilu funkcjonalnego lub szukają profesjonalnego wsparcia w zakresie analizy funkcjonalnej i obowiązków związanych z cenami transferowymi – nasi eksperci są do dyspozycji. Pomożemy w opracowaniu rzetelnej dokumentacji oraz zapewnieniu zgodności z przepisami i zasadą ceny rynkowej.