Pojęcie podróży służbowej na gruncie prawa pracy

Artykuł autorstwa ekperta PKF Consult (Beata Spychała, Ekspert ds. kadr i płac w PKF Consult) ukazał się w dzienniku "Rzeczpospolita" 14 kwietnia 2016 roku.

Definicja

Kodeks pracy nie definiuje wprost pojęcia podróży służbowej. Z art. 775 § 1 wnioskujemy, że aby mówić o podróży służbowej, muszą być spełnione następujące warunki: 1) wykonywanie zadania służbowego 2) na polecenie pracodawcy 3) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Za takie zadanie przysługują pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008r. (sygn. akt I PK 208/07) potwierdził, że 3 wskazane wyżej warunki podróży służbowej muszą wystąpić łącznie, zaś Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały siedmiu sędziów z dnia 19 listopada 2008r. (sygn. akt II PZP 11/08) podkreślił incydentalność podróży służbowej. Podróż służbowa zwana jest potocznie delegacją.

Polecenie wyjazdu

Podróż służbowa odbywa się zawsze na polecenie pracodawcy.

Polecenie wyjazdu wydaje się na piśmie i powinno ono szczegółowo określać zadanie, termin jego wykonania, miejsce realizacji i środek transportu oraz fakt otrzymania przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów podróży (i jej wysokość). W rozliczeniu podróży pracownik wykazuje szczegółowo: miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas trwania podróży, poniesione wydatki oraz rozlicza się z zaliczki.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, zatem nie może odmówić wyjazdu w delegację, gdyż grozi to nawet zwolnieniem dyscyplinarnym z uwagi na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Odmowa jest możliwa, jeśli polecenie jest sprzeczne z prawem lub z zasadami współżycia społecznego.

Są również grupy zatrudnionych, których nie wolno bez ich zgody wysyłać poza stałe miejsce pracy. Należą do nich kobiety w ciąży (art. 178 § 1 KP) i pracownicy (zarówno kobiety jak mężczyźni) opiekujący się dzieckiem do lat czterech (art. 178 § 2 KP). Osoby te mogą w każdej chwili odwołać podróż.

Stałe miejsce pracy i czas pracy

Przy okazji wyjazdu służbowego konieczne jest doprecyzowanie pojęcia stałego miejsca pracy. Jest ono jednym z warunków, który musi być wskazany w umowie o pracę, a ponieważ Kodeks pracy nie definiuje go, długo budziło wątpliwości, które zostały rozstrzygnięte przez orzecznictwo.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001r. (I PKN 350/00, OSNAP 2003/2/36) miejscem świadczenia pracy nie musi być lokal, pomieszczenie czy posesja mające stały adres i znajdujące się w jednej miejscowości. Ponadto Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 kwietnia 1985r. (I PR 19/85, OSP 1986, poz. 46) uznał, że miejscem pracy jest stały punkt w znaczeniu geograficznym lub pewien obszar, strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny sposób dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy. Wskazanie regionu lub kilku miejsc wykonywania pracy jest często stosowane w przypadku tzw. pracowników mobilnych, do których można zaliczyć nie tylko przedstawicieli handlowych, ale również np. osoby wykonujące usługi serwisowe u klientów, czy pracowników zarządzających kilkoma oddziałami.
We wspomnianej wcześniej uchwale składu 7 sędziów SN z 19 listopada 2008r. (II PZP 11/08) przyjęto, iż w przypadku tzw. „pracowników mobilnych” stałe przemieszczanie się (podróż) nie stanowi zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. W świetle powyższego warto przypomnieć, iż przepisy dotyczące podróży służbowej odnoszą się wyłącznie do zadań nietypowych i okazjonalnych i że ustawodawca określa podróż służbową jako wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Dobrze więc wskazać miasto, gminę, powiat, województwo czy nawet region geograficzny jako obszar wykonywania obowiązków, gdyż ten zapis będzie określał jasno, jaki wyjazd będzie uważany za podróż służbową. Dopiero wyjazd poza wskazany obszar będzie delegacją. Należy przy tym pamiętać, że wskazanie miejsca pracy winno być zgodne ze stanem faktycznym.
W kontekście miejsca pracy warto zwrócić uwagę również na uchwałę Sądu Najwyższego z dnia 9 grudnia 2011r. (II PZP 3/11), w której sprecyzowane zostało miejsce pracy pracowników budowlanych, którzy realizując inwestycje w różnych miejscowościach mogą mieć w umowie o pracę określone miejsce wykonywania pracy jako miejsce, gdzie pracodawca prowadzi budowy lub innego rodzaju stałe prace. Oznacza to, iż stałym miejscem pracy takiego pracownika w rozumieniu art. 775§1 KP jest miejsce, w którym pracownik przez dłuższy czas, systematycznie świadczy pracę.

W świetle powyższego wydawałoby się, że można wskazać każdy obszar jako miejsce świadczenia pracy, jeśli można określić go np. granicami administracyjnymi. Jednak wyrok SN z 9 lutego 2010 r., I PK 157/09 jednoznacznie zanegował dopuszczalność określenia miejsca pracy jako obszar całego kraju, a co za tym idzie i innego większego obszaru, np. kontynentu.

Sąd Najwyższy wskazał, że takie określenie miejsca pracy jest sprzeczne z podstawowymi zasadami prawa pracy, gdyż zbyt obszerne określenie miejsca pracy w postaci terytorium całego kraju faktycznie pozbawia pracownika wskazania miejsca świadczenia pracy. Może ono naruszać przepisy o czasie pracy, wynagrodzeniu i wypoczynku oraz o zwrocie kosztów podróży służbowych przerzucając koszty takich podróży na pracownika.

Jak wynika z powyższego, określenie stałego miejsca świadczenia pracy ściśle wiąże się z czasem pracy. Kodeks pracy wskazuje nie tylko normy czasu pracy ale również konieczność zapewnienia dobowego i tygodniowego okresu wypoczynku pracownika, a w przypadku zbyt dużego obszaru nie byłoby to możliwe. Określenie terenu całego kraju jako miejsca pracy dopuszcza się jednak w przypadku zawodu kierowcy, rozumianego wąsko jako pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy. Stosuje się tu Ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2004r. Nr 92, poz. 879 z późn. zm.), która w art. 2 pkt 7 stanowi, że podróż służbowa kierowcy to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub wyjazdu poza tę miejscowość, miejscowości, filie, oddziały w celu wykonania przewozu drogowego. A więc w przypadku kierowcy każdy wyjazd poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy, jest traktowany jako delegacja.
W tym miejscu warto jeszcze raz nawiązać do uchwały składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008r. (II PZP 11/08), zgodnie z którą kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejscu świadczenia pracy, nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 KP.

Czas pracy w podróży

Ustalenie czasu pracy w ramach odbywanych przez pracowników podróży służbowych stwarza wiele problemów, gdyż kontrowersje budzi pytanie, czy czas poświęcony na dojazd do celu i powrót jest czasem pracy.

Wątpliwości te rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005r., sygnatura akt II PK 265/2004 stwierdzając: „czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kodeksu pracy.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.
Skoro więc nie cały okres podróży wliczany jest do czasu pracy, a pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § 1 KP to pracownikowi nie jest należne dodatkowe wynagrodzenie, a tylko wynagrodzenie za ten czas podróży, który pokrywa się z jego rozkładem czasu pracy.

Przykład:

Zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownik pracuje w godzinach 800-1600. Dojazd do celu podróży zajmuje 6 godzin (do godziny 1400), następnie przez dwie godziny pracownik wykonuje zadanie – czyli świadczy pracę. W godzinach 1600 - 2200 odbywa podróż powrotną.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za 8 godzin (od 800 do 1600). Za czas podróży powrotnej dodatkowe wynagrodzenie nie przysługuje, a więc i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych również nie jest należny.
Gdyby jednak pracownik podróżował do 1600, następnie wykonywał zadanie, to otrzymałby wynagrodzenie za czas podróży i dwie godziny świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych zgodnie z art. 1511 KP. Za czas podróży powrotnej wynagrodzenie nie przysługuje.

Przy długich podróżach należy więc przede wszystkim ustalić, kiedy w trakcie całej podróży pracownik wykonuje powierzone mu zadanie.

Z czasem pracy ściśle związane jest prawo pracownika do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku. Jeśli więc pracownik kończy podróż o 2200, a normalnie o 800 następnego dnia rozpoczyna następny dzień pracy, to brakuje 1 godziny odpoczynku. W takim przypadku, pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi równoważnego okresu odpoczynku, a jeśli to niemożliwe, zapłacić odpowiedni ekwiwalent pieniężny – jak w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych.

Czas trwania delegacji

Nie ma przepisu regulującego długość podróży służbowej, ale są takie, na których możemy się oprzeć rozstrzygając tę kwestię. Należy zacząć od najważniejszego dokumentu potwierdzającego stosunek pracy – umowy o pracę.
Art. 29. § 1. KP stanowi, że umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania.
Zgodnie z art. 29 § 4 KP zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Jeśli zmieniamy warunki na niekorzyść, musimy zastosować przepis art. 42. § 1 KP, który wskazuje, że do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy stosuje się przepisy o wypowiedzeniu umowy, a więc należy zachować okresy wypowiedzenia określone przez ustawodawcę.
Ale nie zawsze.

Art. 42 § 4 stanowi bowiem, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Mimo że powyżej przywołany przepis nie stanowi o podróży służbowej, przyjmuje się na jego podstawie, że podróż służbowa nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Należy jednak kierować się tu również zdrowym rozsądkiem, uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze podróży służbowej.

Należności z tytułu podróży służbowej

Za wykonanie zadania poza stałym miejscem pracy przysługują pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Zagadnienie to reguluje obecnie Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz U 2013, poz. 167). Ma ono zastosowanie zarówno do podróży krajowych jak i zagranicznych, określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej ustalana jest dieta i limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Pracodawca obowiązany jest do pokrycia ww. kosztów.
Ma ono zastosowanie nie tylko do podmiotów sfery budżetowej, ale również do pracodawców prywatnych, chyba że ustalili inne zasady odbywanie podróży służbowych w przepisach wewnętrznych.

Podatek

Dieta i inne należności z tytułu podróży służbowej w rozumieniu art. 12.1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są przychodami ze stosunku pracy. Jednakże z uwagi na to, że podróż służbowa jest rodzajem niedogodności, a należności określone w ww. Rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej mają ją zrekompensować, w art. 21. 1 pkt 16 updof ustawodawca zwalnia je od podatku, choć pod pewnymi warunkami. Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika lub osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Składki

Generalną zasadą jest, że podstawę składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Zatem, skoro updof zwalnia należności z tytułu podróży służbowej z podatku, to winny być one wolne również od składek społecznych. Jednakże należy zwrócić uwagę na przepis § 2 pkt 15 Rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwanego rozporządzeniem składkowym), zgodnie z którym należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach nie stanowią podstawy wymiaru składek. Jeśli więc pracodawca ustalił w przepisach wewnątrzzakładowych wyższe diety niż określone w rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowych, to nadwyżka będzie podlegała składkom.

Z powyższych rozważań wynika, że podróż służbowa jest związana zwykle ze stosunkiem pracy (choć nie tylko), jest specyficzną formą wykonywania zadania, należności z jej tytułu wynikają z przepisów prawa, są wolne od podatku i od składek na ubezpieczenia społeczne, ale do wysokości limitów wskazanych w Rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej.