Nowe sprawozdanie obowiązujące dla SF sporządzonych od 1 stycznia 2026 w praktyce: ryzyka operacyjne i audytowe związane z brakiem gotowości systemów publicznych

Wdrożenie nowych struktur logicznych XML dla e-sprawozdań finansowych oznacza dla jednostek nie tylko zmianę techniczną, ale również istotne ryzyka operacyjne i formalne, wynikające z obecnego stanu gotowości systemów publicznych obsługujących e-Sprawozdania Finansowe.

Brak technicznej możliwości złożenia sprawozdania

Na dzień 12 stycznia 2026 r. systemy administracji publicznej nie umożliwiają obsługi sprawozdań finansowych sporządzonych w nowej strukturze logicznej XML. Dotyczy to zarówno aplikacji Ministerstwa Finansów, jak i systemu eKRS.

W praktyce oznacza to, że:

• nie ma możliwości walidacji plików XML w nowej strukturze,
• nie ma możliwości złożenia sprawozdania finansowego do KRS w nowej schemie.

Jednocześnie instytucje odpowiedzialne za funkcjonowanie tych systemów potwierdzają brak obsługi nowego formatu oraz wskazują na trwające prace wdrożeniowe, bez jednoznacznego terminu ich zakończenia (eKRS) lub z zapowiedzią aktualizacji dopiero do końca I kwartału 2026 r. (aplikacja MF).

Ryzyko powielania czynności i dokumentów

W sytuacji, w której sprawozdanie finansowe:

• zostało sporządzone w formacie XML,
• zostało podpisane przez Zarząd (co nadaje mu status sprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości),
• a następnie nie może zostać złożone do KRS z przyczyn technicznych,

może powstać konieczność ponownego sporządzenia sprawozdania finansowego, jego ponownego podpisania oraz powtórzenia całego procesu formalnego.

Konsekwencje dla procesu badania sprawozdania finansowego

Opisany powyżej scenariusz ma bezpośrednie przełożenie na proces badania sprawozdania finansowego. W szczególności może skutkować:

• koniecznością wydania kolejnej opinii z badania (jeżeli opinia została już wydana dla wcześniejszej wersji sprawozdania),
• wykonaniem dodatkowych procedur audytowych,
• ponownym kompletowaniem dokumentacji końcowej, w tym dokumentów podpisywanych przez Zarząd.

W praktyce oznacza to wydłużenie procesu badania oraz potencjalne dodatkowe koszty po stronie jednostki.

Ryzyko formalne związane z zastosowaniem niewłaściwej struktury

Niezależnie od problemów technicznych po stronie systemów publicznych, zastosowanie nieprawidłowej („starej”) struktury logicznej XML do sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe rozpoczęte po 1 stycznia 2025 r. stanowi niezgodność z obowiązującymi przepisami.

Taka sytuacja skutkuje modyfikacją opinii z badania, w tym uwzględnieniem zastrzeżenia odnoszącego się do nieprawidłowej formy sporządzenia sprawozdania finansowego.

Narzędzie wspierające przygotowanie sprawozdania

W warunkach zwiększonej niepewności technicznej kluczowe znaczenie ma prawidłowe przygotowanie sprawozdania finansowego już na etapie jego sporządzania.

Aplikacja E-sprawozdanie finansowe MitSoft umożliwia tworzenie sprawozdań finansowych w aktualnie obowiązujących strukturach logicznych XML oraz pracę na danych w formatach przyjaznych użytkownikowi (Excel, PDF), przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z wymogami ustawy o rachunkowości.

Rozwiązanie to pozwala:

• ograniczyć ryzyko błędów strukturalnych,
• zapewnić spójność danych pomiędzy wersjami roboczymi i finalnymi,
• ułatwić ponowne wygenerowanie plików XML w przypadku zmian po stronie systemów publicznych.

Aplikacja dedykowana jest jednostkom wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS, które sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, oraz biurom rachunkowym obsługującym takie podmioty.