W pierwszym artykule z cyklu dotyczącego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) przybliżyliśmy Państwu ogólny kształt regulacji związanych z funkcjonowaniem w polskim porządku prawnym KSeF. Publikacja poruszała podstawowe zagadnienia związane z działaniem systemu oraz przedstawiała sposoby umożliwiające korzystanie z niego. Opisane zostały również plany Ministerstwa Finansów związane z wprowadzeniem regulacji prawnych zobowiązujących podatników do korzystania z KSeF.

Więcej na ten temat można znaleźć pod linkiem: https://www.pkfpolska.pl/krajowy-system-e-faktur-5309

W niniejszym artykule omówimy potencjalne wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF oraz ewentualne korzyści wynikające z zastosowania rozliczeń w ramach tego systemu.

Jak wynika z informacji podanych przez Ministerstwo Finansów[1], Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który udostępnia przedsiębiorcom tzw. e-faktury w ramach e-usług administracji publicznej. W latach 2017-2019 system ten wdrożyły Włochy, Hiszpania oraz Portugalia.  Jak możemy przeczytać na stronach resortu finansów[2], e-faktura jest nowoczesnym narzędziem rozliczeniowym oraz kolejnym etapem cyfryzacji usług organów skarbowych.

Nie ulega wątpliwości, że KSeF stanowi duże ułatwienie dla organów podatkowych, ponieważ dostarcza im nowe narzędzia do przeciwdziałania nieprawidłowościom w obszarze rozliczeń publicznoprawnych. Dzięki analizom big data (czyli przetwarzaniu dużych zbiorów danych w celu uzyskania szczegółowych informacji) administracja skarbowa będzie mogła szybciej i sprawniej identyfikować oszustów podatkowych (zwłaszcza karuzele VAT). Według Ministerstwa Finansów, KSeF ma również znacznie zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń w obrocie gospodarczym i ułatwić przedsiębiorcom obrót fakturami. Zatem, jakie korzyści z rozliczeń w ramach KSeF mogą odczuć podatnicy?

W pierwszej kolejności należy odnotować, że korzystanie z systemu umożliwi przeniesienie odpowiedzialności za pewną część obowiązków dokumentacyjnych na KSeF. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na korzystanie z systemu, zostanie zwolniony z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji (tę odpowiedzialność przejmie KSeF). Faktury będą przechowywane przez okres dziesięciu lat licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione. Korzystanie z KSeF może zatem pozytywnie wpłynąć na redukcję części obowiązków administracyjnych przedsiębiorców (głównie związanych z gromadzeniem oraz odpowiednią archiwizacją faktur). Przedsiębiorcy będą mieli również pewność, że dana faktura nie zaginie bądź nie ulegnie zniszczeniu.

Rozliczenia w ramach KSeF mogą przyczynić się także do usprawnienia procesów fakturowania oraz księgowania operacji gospodarczych. Większa automatyzacja może zredukować czas przeznaczany na formalności przy dokonywaniu rozliczeń oraz prawdopodobnie ograniczy błędy przy wystawianiu faktur.

Zaletą faktur ustrukturyzowanych może być też ich ujednolicony wzór (taki sam format dokumentu dla wszystkich podatników). Dzięki powyższemu będzie możliwe sprawniejsze weryfikowanie i porównywanie prawidłowości otrzymywanych dokumentów. Ponadto, wydaje się, że przesyłanie faktur w czasie rzeczywistym i potwierdzanie ich pozytywnej weryfikacji poprzez urzędowe poświadczenie odbioru (tzw. UPO) może wyeliminować spotykany w praktyce problem kwestionowania faktu otrzymania faktury przez jej odbiorcę.

Dodatkowo, biorąc pod uwagę, że omawiany system jest obecnie rozwiązaniem fakultatywnym, Ustawodawca wprowadził szereg zachęt dla przedsiębiorców, celem przekonania ich do korzystania z KSeF. Wśród rzeczonych zachęt są:

  • krótszy termin na zwrot VAT – maksymalnie 40 dni (obecnie termin podstawowy to 60 dni);
  • brak obowiązku składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych (w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF) – wynika to z faktu, iż dane zawarte w strukturze Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur i tak znajdują się w bazach KSeF.

Wypada jednak zauważyć, że wdrożenie rozliczeń w ramach przedmiotowego systemu będzie wiązało się z koniecznością poczynienia działań dostosowujących przedsiębiorstwo do funkcjonowania w ramach KSeF. Mowa tu zarówno o sferze procesów finansowo-księgowych, jak i o obszarze technologicznym.

Przedsiębiorcy będą musieli dokonać integracji posiadanych systemów księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur. U wielu podatników wystąpi również konieczność aktualizacji posiadanych procedur (bądź stworzenie nowych), które są związane z prawidłowym obiegiem faktur. Dodatkowo, funkcjonujące do tej pory zasady związane z wystawianiem oraz odpowiednim doborem danych źródłowych do faktur będą musiały przejść modyfikację.

Wydaje się również, że osoby odpowiedzialne w firmie za kwestie finansowo-księgowe powinny przejść szkolenia wdrażające w funkcjonowanie w ramach KSeF. Konieczne będzie także wprowadzenie poprawnie funkcjonującego systemu rozliczeń, poprzedzone testami całego procesu. Powyższe z pewnością będzie wiązało się z poniesieniem nakładów czasowych i finansowych na adaptację organizacji do nowego środowiska. Konieczne stanie się również odpowiednie „przepracowanie” (w strukturze danego podmiotu) potencjalnego nowego podziału ról czy zakresu obowiązków poszczególnych pracowników. 

Jak to zostało wyżej przedstawione, wprowadzone zmiany mogą pozytywnie wpłynąć na efektywność procesów finansowo-księgowych, przenieść ciężar pewnych obowiązków na KSeF oraz zapewnić większe bezpieczeństwo rozliczeń przedsiębiorców. Jednocześnie podatnicy muszą być gotowi na przeprowadzenie szeregu zmian w swojej organizacji/strukturze, które umożliwią dostosowanie się do nowego sposobu rozliczeń i obiegu dokumentów.


[1] https://www.gov.pl/web/kas/od-1-stycznia-rusza-krajowy-system-e-faktur.

[2] Tamże.

Pliki do pobrania