Jak zaksięgować wydatki na wodę?

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Małgorzata Godlewska, starszy koordynator projektów audytorskich w PKF) ukazał się w dzienniku "Rzeczpospolita" dnia 14 lipca 2014 r.

Przepisy BHP

Z artykułu 23715 § 1. kodeksu pracy (oraz § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. Dz U z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) wynika obowiązek pracodawcy do zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Jeśli pracownicy firmy są zatrudnieni stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych, to pracodawca musi im zapewnić, oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

Artykuł 232 kodeksu pracy mówi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Natomiast rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279) określa rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania patrz uwaga.

Uwaga! Parametry są ściśle określone

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:

1. w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C,
2. w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
3. przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C,
4. przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
5. na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące, w zależności od warunków wykonywania pracy. Szczególny rodzaj napojów - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy – muszą dostawać pracownicy, którzy pracują w gorącym mikroklimacie. Napoje te powinny być udostępnione w ciągu całej zmiany roboczej.

Szczegóły, czyli ustalenie stanowisk pracy, na których przysługują napoje oraz szczegółowe zasad ich wydawania, pracodawca uzgadnia w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. W firmach, w których takie organizacje nie funkcjonują, konieczna jest w tym zakresie opinia przedstawicieli pracowników.

Tylko w naturze

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje (§ 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów). Zatem obowiązek pracodawcy w zakresie przekazywania pracownikom napojów może być realizowany wyłącznie poprzez wydawanie ich w naturze.

[AL1] Uwaga! Zgodnie z wyrokiem NSA z 10 kwietnia 2001 r. (SA/Bk 178/01) obowiązek zapewnienia pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów dotyczy tylko tych pracowników wykonujących pracę związaną z wysiłkiem fizycznym, którzy są zatrudnieni na stanowiskach określonych w trybie § 5 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów jako dających prawo do takich świadczeń.

Można zaliczyć do kosztów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) Wyjątkiem są tu koszty wymienione w negatywnym katalogu w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Na tej podstawie pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup napojów dla pracowników. Są to bowiem świadczenia na rzecz pracowników, do których jest on zobowiązany na podstawie obowiązujących przepisów bhp.

Z kranu i z dystrybutora

Wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które są wydatkami pośrednio związanymi z prowadzoną działalnością, a niewymienionymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy. Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe. Przykładowo Izba Skarbowa w Białymstoku w interpretacji z 19 grudnia 2007 r. (PPII/4430-336/RL/07) uznała, że wydatki ponoszone na zakup wody mineralnej oraz dzierżawę dystrybutora do wody z podajnikiem stanowią koszty uzyskania przychodów ). Zarówno opłata za wodę dostarczaną siecią wodociągową, jak i za wodę mineralną oraz dzierżawę dystrybutora i zakupu do niego butli będą stanowić koszty uzyskania przychodów pracodawcy. Wydatki te należy zaliczyć do tzw. kosztów pracowniczych, których nie można przyporządkować bezpośrednio do danego przychodu. Stanową one koszt pośrednio związany z uzyskaniem przychodów i należy je potrącać w dacie ich poniesienia.

Uwaga! Co z kawą dla kontrahenta

W interpretacji ogólnej DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 z 25 listopada 2013 r. minister finansów stwierdził: „analiza tez wyroku NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej”.

Moim zdaniem ww. interpretacja jest kluczowa, gdyż doprowadziła do respektowania przez organy podatkowe konstytucyjnej zasady równości podmiotów (podatników) wobec praca, gdyż poprzednia wykładnia przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 updof dokonywana przez organy podatkowe nie zawsze zyskiwała uznanie i akceptację podatników w związku z czym wiele spraw przekazywanych było do oceny sądom administracyjnym. Według mnie analiza orzecznictwa w tym temacie wskazuje, że występowały spore wątpliwości jeśli chodzi o wykładnie pojęcia „reprezentacja”. Uważam, że poprzedni stan rzeczy skutkował tym, że przy rozstrzyganiu przez sądy administracyjne sporów podatników z organami podatkowymi były wydawane przez sądy administracyjne odmienne wyroki w takich samych lub zbliżonych stanach faktycznych.

Bez zaliczek...

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Przychód ten powiększą również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Oznacza to, że wartość wody mineralnej, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom nie musi być doliczana do ich przychodu.

... i składek

Wartość świadczenia na rzecz pracowników nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ani na ubezpieczenie zdrowotne. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.) z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne, wyłączono wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Nie podlega VAT

Jeśli wydanie pracownikom napojów wynika z wypełnienia obowiązków nałożonych na pracodawcę przez kodeks pracy i przepisy wykonawcze do niego, to wydatek taki nie podlega opodatkowaniu VAT. Nie ma bowiem w tej sytuacji zastosowania przepis art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Przekazanie napojów jako związane z działalnością gospodarczą pracodawcy (podatnika) nie służy celom osobistym pracowników, o których mowa w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, lecz w sposób pośredni ma wpływ na prawidłowe, zgodne z przepisami prawa funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego nieodpłatne przekazanie napojów pracownikowi nie podlega opodatkowaniu VAT. Stanowisko to podzielają fiskus. W interpretacji z 7 lutego 2012 r., (IPTPP1/443-953/11-4/IG) Izba Skarbowa w Łodzi uznała, że nieodpłatne przekazanie przez pracodawcę pracownikom napojów, których obowiązek wydania wynika z przepisów prawa pracy oraz napojów i artykułów spożywczych w czasie narad nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT(). Natomiast VAT związany z zakupem wody i napojów oraz dzierżawą dystrybutora z wodą będzie stanowił dla spółki podatek naliczony, który będzie podlegał odliczeniu.

Zapisy w księgach

Ewidencja w księgach rachunkowych zakupu i wydania wody do zużycia może przebiegać w poniższy sposób:

I. Faktura VAT za zakup wody mineralnej, netto: 500 zł, VAT: 115 zł:

- Wn „Rozliczenie zakupu” 500 zł
- Wn „VAT naliczony” 115 zł
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 615 zł

II. Obciążenie kosztów

- Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 500 zł
- Ma „Rozliczenie zakupu” 500 zł

oraz odniesienie kosztów na odpowiednie konta w zespole 5

- Wn „Koszty działalności podstawowej” lub „Koszty zarządu” 500 zł
- Ma „Rozliczenie kosztów” 500 zł.

Dla celów ewidencji księgowej nie ma znaczenia, ile faktycznie zużyto wody, gdyż cała wartość wynikająca z dowodu zakupu odnoszona jest od razu w koszty działalności. W odrębny sposób następuje ujęcie zakupu i wydania napojów pracownikom, jeśli są one objęte ewidencją magazynową. Jest to rozwiązanie bardzo rzadko spotykane, dlatego nie zostało zaprezentowane.