Czas na rozpoczęcie przygotowań do wdrożenia ochrony sygnalistów

Pojęcie ochrony sygnalistów wiąże się z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej zwanej „Dyrektywą”), która zobowiązuje Państwa Członkowskie Unii Europejskiej do implementacji jej zapisów do dnia 17 grudnia 2021 r. 

Większość państw objętych obowiązkiem wdrożenia Dyrektywy, w tym Polska, rozpoczęły już procedurę legislacyjną. Projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów nie został jednak dotąd opublikowany, nie jest też znana dokładna data pojawienia się projektu. Z uwagi na szeroki zakres obowiązków w zakresie ochrony sygnalistów, jakie zostaną nałożone na podmioty zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego, wydaje się, że nie należy jednak czekać na publikację ustawy implementującej i już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia projektowanych zmian.

Czego dotyczy Dyrektywa?

Wspomniana Dyrektywa, jak wskazuje jej pełna nazwa, ma na celu wdrożenie mechanizmów ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Prawodawca unijny zmierza do stworzenia regulacji zachęcających pracowników i współpracowników organizacji do raportowania zaobserwowanych naruszeń prawa – z jednej strony poprzez zapewnienie im ochrony przed negatywnymi konsekwencjami takich zgłoszeń, ale również poprzez zobligowanie organizacji do tworzenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń.

Dyrektywa dotyczy osób dokonujących zgłoszenia, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym osób posiadających status:

  • pracownika,
  • osób prowadzących działalność na własny rachunek,
  • akcjonariuszy lub wspólników oraz osób będących członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, oraz
  • osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Co istotne, Dyrektywa obejmuje swoim zakresem również byłych pracowników oraz potencjalnych pracowników w procesie rekrutacji. Ochrona przed tzw. działaniami odwetowymi będzie również dotyczyć osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osób i podmiotów z nim powiązanych, w tym współpracowników lub krewnych.

Zakres zastosowania Dyrektywy obejmuje więc szerokie grono osób, które współpracując z organizacją, mogą mieć wiedzę o występujących naruszeniach prawa.

Dyrektywa zmierza do zapewnienia identyfikacji naruszeń aktów Unii, wymienionych w załączniku do Dyrektywy, w tym z zakresu:

  • zamówień publicznych,
  • usług, produktów i rynków finansowych,
  • przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  • ochrony konsumentów,
  • ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.

Państwa Członkowskie wdrażające Dyrektywę do wewnętrznego porządku prawnego mają jednak prawo do rozszerzenia zakresu zastosowania przepisów o ochronie sygnalistów do aktów prawa krajowego, co z dużym prawdopodobieństwem będzie miało miejsce.

Jakie obowiązki nakłada Dyrektywa?

Dyrektywa przewiduje trzy sposoby zgłaszana naruszeń prawa przez sygnalistów: tryb wewnętrzny, tryb zewnętrzny oraz ujawnienie publiczne, dopuszczalne jedynie w ściśle określonych sytuacjach.

Głównym obowiązkiem podmiotów zobowiązanych do wdrożenia systemów ochrony sygnalistów będzie zapewnienie funkcjonowania wewnętrznych kanałów sygnalizowania naruszeń przez pracowników oraz ustanowienie procedur z tym związanych. Już sama Dyrektywa określa podstawowe wymogi dla wewnętrznych kanałów komunikacji, w tym wymóg, by umożliwiały one zgłoszenia naruszeń drogą pisemną lub ustną, gwarantowały bezpieczeństwo komunikacji oraz integralność zawartych w zgłoszeniu informacji, ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania.

Zgłaszane naruszenia powinny być rozpatrywane przez osobę bezstronną, wyznaczoną wewnątrz organizacji lub w ramach podmiotu zewnętrznego. W następstwie dokonanego raportu sygnalisty, podmiot otrzymujący zgłoszenie zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich działań następczych. 

Chociaż zgodnie z intencją prawodawcy unijnego priorytet powinny otrzymać zgłoszenia naruszeń w trybie wewnętrznym, do czego swoich pracowników mają zachęcać organizacje, Dyrektywa wymaga zagwarantowania pracownikom możliwości raportowania zewnętrznego, tj. bezpośrednio do odpowiednio wyznaczonych organów publicznych, w tym poprzez należyte informowanie o odpowiednim trybie.

Istotnym elementem obowiązków organizacji objętych zakresem zastosowania Dyrektywy jest zapewnienie ochrony sygnalistów przed jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami dokonanego zgłoszenia, tj. działaniami represyjnymi w miejscu pracy.

Kogo i od kiedy obejmuje obowiązek wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości?

Termin implementacji Dyrektywy do przepisów krajowych upływa 17 grudnia 2021 r., jednak początkowa data spełnienia obowiązków nakładanych Dyrektywą zależy od rodzaju i wielkości podmiotu.

Podmioty sektora publicznego oraz organizacje prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia wymaganych rozwiązań już od dnia 17 grudnia 2021 r., jednak mniejsi przedsiębiorcy, zatrudniający od 50 do 249 pracowników, mają czas na przygotowanie się do ich zastosowania jeszcze przez 2 lata, tj. do dnia 17 grudnia 2023 r. Co do zasady, podmioty zatrudniające mniej niż 50 pracowników nie zostały włączone w zakres zastosowania Dyrektywy.

Prawodawca unijny pozwala jednak krajowemu ustawodawcy na zwolnienie niektórych podmiotów sektora publicznego z zastosowania rozwiązań Dyrektywy, a także na rozciągnięcie zakresu zastosowania obowiązków na podmioty sektora prywatnego zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Ostateczny podmiotowy zakres zastosowania przepisów o ochronie sygnalistów będzie więc wynikał z brzmienia przyjętej ustawy.

Powyższe oczywiście nie oznacza, że podmioty nieobjęte prawnym obowiązkiem wdrożenia procedur ochrony sygnalistów (w ogóle, lub przed dniem wejścia tego obowiązku w życie), nie mogą stosować wypracowanych w tym zakresie rozwiązań. Uruchomienie wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa zidentyfikowanych w organizacji może być zawsze bardzo pomocnym narzędziem zarządczym, dostarczającym informacji i sygnałów oraz pozwalającym na reagowanie na nie z wyprzedzeniem, a dzięki temu na uniknięcie lub minimalizowanie negatywnych konsekwencji naruszeń prawa.

Do upływu terminu na wdrożenie Dyrektywy do krajowego porządku prawnego pozostało już mniej niż pół roku. Brak ustawy implementującej utrudnia podmiotom zobowiązanym należyte przygotowanie się do wdrożenia wymaganych rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów. Niemniej jednak, już na podstawie samej treści Dyrektywy, możliwe jest podjęcie pewnych działań, w tym opracowanie projektu wymaganych procedur w zakresie funkcjonowania wewnętrznych kanałów komunikacji oraz reagowania na zgłoszenia naruszeń, czy też rozpoczęcie procesu informowania i szkolenia pracowników. Należy pamiętać, że wszelkie nowe procedury wewnętrzne wdrażane w przedsiębiorstwie powinny uwzględniać jego strukturę organizacyjną oraz zakres i przedmiot działalności, a działania zmierzające do implementacji zgodnej z prawem i skutecznej procedury wewnętrznej wymagają czasu.

Nasi doradcy monitorują prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Dyrektywę – o zmianach będziemy informować w kolejnych alertach prawnych.