Przeciążone akta osobowe

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Beata Spychała, samodzielna księgowa, specjalistka ds. kadr i płac PKF Consult) został opublikowany w "Rzeczypospolitej" w dniu 27 czerwca 2014 r.

Przeciążone akta osobowe

Gromadzenie w teczce pracownika wszystkich dotyczących go dokumentów oznacza nieuprawnione przetwarzanie jego danych wrażliwych. Nie zmieni tego nawet jego zgoda wyrażona na piśmie.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację 
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 kodeksu pracy). Zasady jej gromadzenia i przechowywania określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm; dalej: rozporządzenie).

Zgoda lub konieczność

Kodeks pracy odsyła do stosowania w zakresie nim nieuregulowanym do stosowania przepisów o ochronie danych osobowych – tj. do ustawy z 29 sierpnia 1997 r., tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, 
poz. 926 ze zm; dalej: ustawa).

Zgodnie z jej art. 23 przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne pod warunkiem, że:

• osoba, której dotyczą, wyrazi na to zgodę (chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych),
• 
jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Pracodawca ma prawo przetwarzać tylko te dane, na które zezwalają przepisy prawa regulujące stosunek pracy, a więc tylko te uzyskane na podstawie art. 221 k.p. Jednak w praktyce w teczce akt osobowych pracowników bardzo często gromadzone są wszystkie dotyczące ich dokumenty.

Najbardziej typowym przykładem nadmiaru danych 
w teczce jest kopia dowodu osobistego. Dokument ten zawiera więcej informacji niż wymienione w k.p. – np. nazwisko rodowe, płeć, termin ważności dowodu, podpis, zdjęcie oraz stan cywilny (który można wywnioskować 
z nazwiska rodowego). Są to dane wrażliwe.

Pozornie bez przymusu

Wprawdzie art. 27 ust. 2 ww. ustawy dopuszcza ich przetwarzanie za pisemną zgodą zainteresowanego, jednak GIODO uważa, że nie można przyjąć, iż pracownik wyraża taką zgodę dobrowolnie. NSA poparł to stanowisko. W wyroku z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09) wskazał, że wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda zatrudnionego na pobranie i przetwarzanie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. NSA podkreślił brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik, który podaje 
w wątpliwość dobrowolność wyrażenia tej zgody.

Ustawodawca ograniczył 
w art. 221 k.p. katalog danych, których pracodawca może żądać od zatrudnionego. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy jako okoliczności legalizującej pobranie od niego innych informacji stanowiłoby obejście tego przepisu.

Pomazane CV

W tym kontekście warto też przyjrzeć się danym zamieszczanym w CV składanym przez kandydatów na etat. Nierzadko zawierają one informacje 
o stanie cywilnym, dzieciach 
i zainteresowaniach. W praktyce dopuszcza się zachowanie CV pod warunkiem usunięcia nadmiaru danych przez ich zamazanie takim samym kolorem jak druk. Pracodawca nie może ich przetwarzać, nawet gdyby otrzymał na to pisemną zgodę osoby, której dotyczą.

Trochę o dzieciach...

Kodeks pracy zezwala na przetwarzanie imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez etatowca ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – np. urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego, wychowawczego, zwolnienia od pracy na dwa dni w roku kalendarzowym na podstawie art. 188 k.p. czy przerw na karmienie piersią (art. 187 k.p.).

...i stanie zdrowia

Z kolei informacje o członkach rodziny, stanie zdrowia pracownika lub jego bliskich są potrzebne do przyznawania pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Niewątpliwie są to dane wrażliwe i nie wskazuje ich ani kodeks pracy, ani rozporządzenie.

Ustawa z 4 marca 1994 r. 
o zfśs nie daje żadnych wskazówek w sprawie prowadzenia tego funduszu. Nie ma też podstaw, aby zebrane w tym celu dane o pracowniku gromadzić w jego teczce osobowej.

Oryginały do zwrotu

Udostępnienie wszystkich danych wymienionych w k.p. następuje 
w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. W praktyce najczęściej ma ono postać pisemną i powinno być przechowywane 
w aktach osobowych pracownika. Pracodawca ma też prawo domagać się udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 k.p.). Jednak § 3 rozporządzenia nakazuje przechowywać w aktach osobowych odpisy lub kopie złożonych dokumentów. Oryginały mogą służyć jedynie do ich sporządzenia.

Dotyczy to również innych dokumentów – np. legitymacji służbowej, prawa jazdy, świadectw pracy, dyplomu ukończenia studiów, świadectwa ukończenia szkoły, zaświadczenia o ukończeniu szkoleń 
i kursów prowadzonych i finansowanych przez pracodawcę, do których jest zobowiązany przepisami o BHP oraz o profilaktycznej opiece zdrowotnej nad pracownikami. Nawet w przypadku gdy pracownik podnosił kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy, po ukończeniu edukacji do akt osobowych należy włączyć jedynie kopię świadectwa potwierdzającego zakończoną naukę.

Wyznanie i poglądy to tematy tabu

Art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych wskazuje tzw. dane wrażliwe, których przetwarzanie jest zabronione. Należą do nich informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności wyznaniowej, partyjnej lub związkowej, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Wyjątkowo dopuszcza się ich przetwarzanie, gdy jest to niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie. Również art. 183a k.p. nawiązuje do danych wrażliwych, nakazując równe traktowanie pracowników, bez względu na informacje, jakie z nich wynikają.