10.03.2026
„Faktury – widma” odsłaniają problemy z integracją systemów ERP z KSeF
Pomimo początkowych problemów z wydolnością systemu oraz płynną integracją KSeF z systemami finansowymi podatników, pierwszy miesiąc funkcjonowania KSeF należy oceniać pozytywnie.
Przede wszystkim nie sposób dopatrzeć się nieprawidłowości o krytycznym charakterze, zagrażających funkcjonowaniu platformy KSeF jako całości. Z drugiej strony, drobne problemy natury operacyjnej (technicznej) były sukcesywnie eliminowane przez resort finansów w czasie rzeczywistym.
Do wybranych problemów o charakterze ogólnosystemowym należy zaliczyć sytuacje, w których faktury, którym nadano numer KSeF nie były widoczne dla odbiorcy faktury. Często zdarzało się, iż wystawca faktury otrzymywał komunikat UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru), ale jednocześnie odbiorca faktury nie mógł jej znaleźć w systemie. W skrajnych przypadkach dochodziło zatem do sytuacji, kiedy to prawo do odliczenia VAT zostało przez podatników odsuwane w czasie z uwagi na brak dokumentacji zakupowej (brak w ewidencji zakupu VAT faktur ustrukturyzowanych).
Zdaniem analityków, taka sytuacja mogła wynikać z problemów w integracji KSeF z systemami systemy finansowo - księgowymi podatników (ERP, ang. enterprise resource planning). Brak widocznej faktury w KSeF mógł być także spowodowany błędami komunikacyjnymi, które występowały już na etapie logowania (np. weryfikacji tokenów autoryzacyjnych), czy też podczas błędnego kodowania plików XML. Mogło także dochodzić do nieprawidłowej obsługi komunikatów API (interfejs programowania aplikacji, ang. application programming interface) lub niejednolitego zachowania API testowego i produkcyjnego.
Ministerstwo Finansów uspokajało, aby w powyższych przypadkach przeprowadzać ponową wysyłkę faktur do KSeF. W przypadku dużej liczby odrzuconych faktur rekomendowane było wdrożenie w programach fakturujących narzędzi do kontroli plików XML. Problem tkwił jednak w czym innym. Zanim podatnik zorientował się co było przyczyną błędu, pierwotna faktura ustrukturyzowana została już zaksięgowana i rozpoczął się proces jej wędrówki przez system ERP podatnika.
KAS zapewnia, iż ustawicznie pracuje nad każdym pojawiąjącym się problemem. Warto na bieżąco śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów, gdyż można z wyprzedzeniem dowiedzieć się o nadchodzących kłopotach z KSeF.
Dwa miesiące tzw. fazowania KSeF stwarza kłopoty dla mikro biznesu.
Z dniem 1 lutego 2026 r. polscy podatnicy podzielili się na 1/ tych, którzy muszą wystawiać faktury w KSeF, 2/ tych, którzy nie mają takiego obowiązku oraz 3/ tych, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF, ale nie muszą. Na domiar złego każdy podatnik od lutego ma obowiązek odbierać faktury przesyłane mu w KSeF, a także na bieżąco weryfikować, czy aby na pewno dokument otrzymany od kontrahenta powinien znaleźć się w KSeF.
W rezultacie powyższego, w drugim miesiącu fazy przejściowej KSeF podatnik (np. mikro przedsiębiorca) będzie otrzymywał obok faktury wystawionej w KSeF, jej wizualizację (tak na wszelki wypadek), fakturę elektroniczną (bo można było), tudzież fakturę papierową (bo nie mam wyjścia) albo fakturę uproszczoną (bo mi nie zabraniają). We wszystkich ww. przypadkach prawo do odliczenia podatku VAT będzie zależało pośrednio także od prawidłowej interpretacji przepisów KSeF przez kontrahenta. W sytuacji najgorszej są mali podatnicy, którzy nie prowadzą ustrukturyzowanego biznesu (z wewnętrznym zespołem księgowym lub zewnętrznym biurem rachunkowym), gdyż podwójnego obiegu dokumentów można zwyczajnie nie zauważyć albo się na KSeF nie znać.
Pomimo, iż ustawodawca nie przewiduje kar za błędy popełniane w systemie KSeF, nadal mamy do czynienia z karami za błędne rozliczenie podatku, czy też nieprawidłowe raportowanie struktur JPK. Podatnik zwolniony z obowiązku wystawiania faktur w KSeF musi regularnie sprawdzać swoje konto w KSeF, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której wskutek podwójnego odliczenia podatku VAT zostanie wezwany do złożenia wyjaśnień. Przypomnijmy, iż z dniem 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla kolejnej grupy podatników, tj. dla podatników z miesięcznymi obrotami powyżej 10 tys. zł.
Tryby awaryjne nie były dotychczas testowane na szeroką skalę
Z początkiem lutego mieliśmy do czynienia ze sporadycznymi utrudnieniami w funkcjonowaniu KSeF. Objawiały się one m.in. występowaniem błędów typu „401 Unauthorized” albo „504 Gateway Timeout”, nieprawidłową walidacją XSD czy też problemami z nadawaniem numerów KSeF w czasie rzeczywistym. Później sytuacja się ustabilizowała, ale zasadniczo nie było okazji do przetestowania wszystkich procedur awaryjnych opisanych w ustawie o VAT. Tym niemniej należy pamiętać o konieczności posiadania planu na wypadek wystąpienia trybów awaryjnych KSeF. Przypomnijmy, iż pomimo wystąpienia awarii, podatnicy są zobowiązani przesyłać faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ich wystawieniu (tryb offline24), następnego dnia roboczego po ustaniu niedostępności KSeF (tryb offline-niedostępność KSeF) oraz w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF (tryb awaryjny). W przypadku intensywnego korzystania z KSeF do rozważenia jest:
- podpisanie umowy z alternatywnym dostawcą Internetu (jako back-up) lub zaopatrzenie się w dodatkowe źródło Internetu (np. modem),
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie informacji płynących z MF, sprawdzanie stabilności Internetu, funkcjonalności ERP, czy aktualizacji programów do fakturowania,
- wskazanie osoby, która w razie różnych trybów awaryjnych przejmie obowiązki obsługi KSeF (zdalnie lub z innego urządzenia z dostępem do Internetu).
