Obowiązki socjalne nie takie same dla wszystkich firm

Artykuł autorstwa ekperta PKF Consult (Beata Spychała, Ekspert ds. kadr i płac w PKF Consult) ukazał się w dzienniku "Rzeczpospolita" 7 stycznia 2016 roku.

W 2016 r. odpis na zakładowy fundusz świadczeń na jednego zatrudnionego i maksymalna wysokość świadczenia urlopowego nadal wynosi 1093,93 zł. Do końca stycznia szef informuje załogę o rezygnacji z tworzenia funduszu.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) służy finansowaniu działalności socjalnej. Uprawnieni do niej są: pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń z zfśs.

Dla tych pracodawców, którzy mają zfśs, ważne są dwie daty. Do 30 września 2016 r. muszą przelać równowartość dokonanych odpisów na rok kalendarzowy na rachunek bankowy zfśs, ale do 31 maja przekazują co najmniej 75 proc. tej kwoty. Natomiast zatrudniający mniej niż 20 pracowników, którzy decydują się nie tworzyć zfśs, muszą o tym powiadomić załogę do końca stycznia 2016 r.

Kto tworzy, a kto nie

Zasady tworzenia zfśś przez pracodawców i gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 111 ze zm.; dalej ustawa o zfśs). Przy korzystaniu z pieniędzy funduszu należy też stosować ustawę z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 361 ze zm.; dalej updof) oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe).

Zatrudniający według stanu na 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz. Muszą to także robić - bez względu na liczbę zatrudnionych - jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe. Natomiast zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – mogą tworzyć fundusz lub wypłacać tzw. świadczenie urlopowe.

Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe nie uwolnią się od zfśs. Natomiast zatrudniający więcej niż 20, jak i mniej niż 20 pracowników w osobach mają prawo zarówno do rezygnacji z funduszu, jak i rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego. Jeśli są objęci układem zbiorowym pracy (uzp), w nim zawierają takie postanowienia. Należy przy tym pamiętać o uzgodnieniach z zakładową organizacją związkową lub jeśli jej nie ma - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Taki pracodawca nie ma możliwości zaniechania tworzenia funduszu na rzecz wypłaty świadczenia urlopowego - jeśli wycofuje się z zfśs, nie może też wypłacać świadczenia. Gdy odchodzi od funduszu, nie jest związany żadnym terminem – może to zrobić w dowolnym czasie w roku kalendarzowym.

Jeśli pracownicy nie są objęci uzp, postanowienia o zfśs określa regulamin wynagradzania. Pracodawcy, którzy nie muszą wydawać regulaminu wynagradzania, informują załogę o tym, że nie będą tworzyć funduszu i wypłacać świadczenia urlopowego. Mają to zrobić w pierwszym miesiącu roku (czyli do 31 stycznia) w sposób przyjęty w firmie. Może to być ogłoszenie na tablicy, mail do każdego pracownika, lista zatrudnionych, którzy podpisują otrzymanie informacji lub nawet indywidualnie skierowaną do każdego pracownika imienną wiadomość do poświadczenia.

Skąd pieniądze

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Reguluje to rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349). Zgodnie z jego § 1 podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby, obejmująca zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Rozporządzenie w § 3 ust. 1 wskazuje, że przy ustalaniu przeciętnego stanu załogi w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sposób stosuje się też, gdy pracodawca działał krócej niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Uwaga! Od 2012 r. wysokość odpisu jest zamrożona, gdyż podstawę jego naliczania stanowi średnia pensja z drugiej połowy 2010 r., która wynosiła wtedy 2917,14 zł. Taką kwotę też określiła ustawa o zfśs do obliczenia odpisu na rok 2015 i taki sam obowiązuje w 2016 r. na jednego zatrudnionego (patrz ramka z innymi odpisami):

2917,14 zł x 37,5 proc. = 1093,93 zł.

Ile i na kogo

W 2016 r. odpis podstawowy wynosi:

• na jednego pracownika młodocianego

w pierwszym roku nauki 5 proc.:
2917,14 zł x 5 proc. = 145,86 zł
w drugim roku nauki 6 proc.:
2917,14 zł x 6 proc. = 175,03 zł
w trzecim roku nauki 7 proc.:
2917,14 zł x 7 proc. = 204,20 zł,

• na wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) – 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego:

2917,14 zł x 50 proc. = 1458,57 zł
Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o:

• 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, na emeryta i rencistę, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną (w tym także zakładów zlikwidowanych):

2917,14 zł x 6,25 proc. o 182,32 zł
Całkowity zwiększony odpis na niepełnosprawnego wynosi:
1093,93 zł + 182,32 zł = 1276,25 zł

• 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, jeśli utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, a kwotę odpowiadającą 7,5 pkt. proc. z odpisu podstawowego przeznaczają na ten cel; całość zwiększenia musi trafić na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego, czyli o:

2917,14 zł x 7,5 proc. = 218,79 zł
Kwotę całego rocznego odpisu podstawowego obliczamy tak:
przeciętna liczba zatrudnionych x przeciętne wynagrodzenie miesięczne x 37,5 proc.

Odpis po rezygnacji

Gdy w trakcie roku pracodawca rezygnuje z tworzenia zfśs, uwalnia się też z wymogu odprowadzania odpisu na fundusz – od dnia zaniechania. Musi zatem obliczyć ponownie kwoty odpisów. Zgodnie z podaną metodą, jeśli działa krócej niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok, przy obliczaniu przeciętnego stanu załogi dodaje się liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

Przy rezygnacji z zfśs w trakcie roku pracodawca korzysta z tego samego wzoru, ale przyjmuje zerowy stan zatrudnienia za te miesiące w roku, w których fundusz nie jest tworzony (mimo zatrudnionych nadal pracowników). Taką przeciętną liczbę załogi przyjmuje do obliczenia ostatecznej wartości rocznego odpisu.

Ważne kryteria

Pieniędzmi funduszu administruje pracodawca. On też określa, jaka działalność będzie z niego finansowana (patrz ramka) i kto będzie miał prawo z niej skorzystać. Dlatego w regulaminie zfśs określa warunki dostępności opłacanych z niego usług i świadczeń oraz zasady przeznaczania jego pieniędzy na cele i rodzaje działalności socjalnej. Przewiduje także kwotę na wspieranie każdej z jej form.

Świadczenia muszą być zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Mogą być z niego opłacane różne formy wypoczynku: zorganizowany, np. kolonie, tzw. zielona szkoła i niezorganizowany (tzw. wczasy pod gruszą). Finansowaniem wolno też objąć imprezy sportowe, integracyjne, wycieczki, basen, siłownię, wykup abonamentów na zajęcia sportowe, zakup biletów do teatru lub kina.
Kryteria socjalne finansowania tych form wypoczynku trzeba dokładnie określić w regulaminie zfśs. Przy imprezach integracyjnych, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08), dopuszczalne są dopłaty, ale nie można odejść od kryterium socjalnego w przyznawaniu ich na osobę.

Żłobek, basen i pożyczka
Ustawa o zfśs definiuje pojęcie działalności socjalnej jako:

• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku,
• działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną,
• opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
• udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej oraz
• udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Świadczenie urlopowe

Choć nie pochodzi ze środków funduszu, określa jest ustawa o zfśs. Wypłaca je tylko tzw. mały pracodawca (poniżej 20 etatowców) - raz w roku kalendarzowym każdemu pracownikowi korzystającemu w nim z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie może ono przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, czyli 1093,93 zł w 2016 r. Dla młodocianych oraz pracujących w szczególnych warunkach lub charakterze to świadczenie ustala się proporcjonalnie do czasu pracy.

Świadczenie urlopowe wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym start 14-dniowego urlopu. Nie podlega ono składkom na ubezpieczenia społeczne zgodnie z ustawą o zfśs i rozporządzeniem składkowym, ale art. 21 ust. 1 pkt 67 updof nie zwalnia go z obowiązku podatkowego.

Przywileje podatkowe i składkowe

Podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz świadczenia urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o zfśs do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego z tej ustawy. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 19 i 21 rozporządzenia składkowego. Dlatego przy wypłacie świadczeń należy dokładnie określić kryterium socjalne i przestrzegać go, bo ZUS często to kontroluje.

Uwaga! 380 zł to w roku kalendarzowym wolna od podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych. Tak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Punkt 78 tego artykułu stanowi, że wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18. z zfśs – niezależnie od ich wysokości. Natomiast pkt 26 zwalnia z podatku dochodowego zapomogi otrzymane w razie indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej 2280 zł w roku podatkowym. Aby skorzystać z tego zwolnienia, pracownik musi udokumentować swoją sytuację losową.

Tego fundusz nie pokryje
Do sfery socjalnej nie należą posiłki i napoje profilaktyczne, utrzymanie przyzakładowej służby zdrowia, szczepienia ochronne, opieka medyczna (tzw. abonamenty medyczne), dojazdy do pracy, obchody jubileuszu zakładowego, szkolenia. Nie mogą więc być opłacane z zfśs.

Z roku na rok

Pieniądze funduszu gromadzi się na odrębnym rachunku bankowym (tylko takie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy), a środki niewykorzystane w roku kalendarzowym przechodzą na następne 12 miesięcy.