KSeF to nie tylko problem księgowych – na co zwrócić uwagę i jak przygotować się na rewolucję w fakturowaniu?
02.01.2026
Od wielu lat KSeF jest w branży podatkowej jednym z wiodących zagadnień – pierwsze plany pojawienia się tego typu obowiązku towarzyszyły wprowadzaniu JPK VAT, a potencjalne terminy wejścia w życie odnosiły się do roku 2019.
Mimo tak długiego czasu, jaki upłynął od pojawienia się pierwszych zapowiedzi, jak również pomimo znacznych opóźnień na etapie finalizacji wdrożenia po stronie MF, nadal w świadomości wielu firm KSeF to „tylko problem księgowych” lub „wyłącznie kwestia technologiczna”. Nic bardziej mylnego - rzetelne i bezpieczne podejście do tego wyzwania wiąże się z rewolucją w zakresie kluczowych dla całej firmy obszarów biznesowych, takich jak sprzedaż i zakupy. KSeF to często trudne zmiany w relacjach z kontrahentami oraz zmiany wewnętrzne m.in. w zakresie obiegu dokumentów oraz zasad odpowiedzialności wewnątrz przedsiębiorstwa, które trzeba odpowiednio przygotować.
Poniżej prezentujemy przegląd kluczowych kwestii wymagających współpracy i uwagi wszystkich działów w firmie.
Wyzwania związane z obiegiem dokumentów i identyfikacją kosztów
W KSeF następuje znacząca zmiana w procesie otrzymywania faktur, nazywana często odwróconym obiegiem dokumentów. Faktury zakupowe nie będą – jak zwyczajowo dotychczas – trafiać bezpośrednio do osób merytorycznie odpowiedzialnych za zakup, lecz będą przesyłane bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego. Brak odpowiednich regulacji wewnętrznych i zaangażowania „biznesu” może skutkować trudnościami w identyfikacji kosztów oraz potencjalnym paraliżem decyzyjnym po stronie finansów, które np. otrzymają dokumenty pozbawione opisu merytorycznego.
Bez odpowiednich procedur weryfikacji rośnie ryzyko zaksięgowania faktur za świadczenia, które nie zostały wykonane, lub faktur wystawionych w wyniku oszustwa. W przypadku dużej skali działalności, trudności w identyfikacji osoby odpowiedzialnej za dany koszt mogą prowadzić do zatorów w procesowaniu dokumentów oraz błędów w alokacji kosztów do odpowiednich okresów sprawozdawczych. Ponadto, system KSeF nie obsługuje tradycyjnych załączników, co wymusza ustanowienie alternatywnych kanałów przekazywania specyfikacji technicznych czy protokołów odbioru, niezbędnych do merytorycznej akceptacji wydatku.
Zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwo tokenów
Istotnym obszarem ryzyka jest zarządzanie metodami uwierzytelniania w systemie, w szczególności tokenami autoryzacyjnymi. Tokeny te mogą zapewniać szerokie uprawnienia i w praktyce umożliwiają anonimowy dostęp do systemu, jeśli nie są odpowiednio nadzorowane. Istnieje ryzyko, że token zapisany w systemie lub udostępniony pracownikowi pozostanie aktywny nawet po ustaniu stosunku pracy, co
stwarza zagrożenie nieuprawnionego pobierania danych lub wystawiania faktur w imieniu podmiotu.
Postępowanie w przypadku awarii KSeF
Systemy są podatne na awarie, zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i po stronie infrastruktury podatnika. W przypadku niedostępności systemu przepisy przewidują tzw. tryb offline lub offline24, który umożliwia wystawienie faktury, jednak nakłada na podatnika obowiązek jej przesłania do KSeF w ściśle określonym terminie, wynoszącym zazwyczaj jeden dzień roboczy po usunięciu awarii. Niedopełnienie tego obowiązku lub niezachowanie struktury logicznej faktury wiąże się z ryzykiem nałożenia kar administracyjnych.
Rozliczanie faktur pracowniczych i transakcji B2B
KSeF komplikuje rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników, dokumentowanych fakturami z NIP pracodawcy. Takie dokumenty trafiają bezpośrednio do KSeF, omijając pracownika, co utrudnia przypisanie wydatku do właściwej osoby.
Eliminacja antydatowania i spójność dat
Wdrożenie KSeF wiąże się z brakiem możliwości wystawiania faktur z datą wsteczną w sposób, jaki był praktykowany dotychczas. Data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej (data wystawienia faktury) jest weryfikowana przez system w czasie rzeczywistym, a momentem prawnym otrzymania faktury jest moment nadania jej numeru KSeF.
Weryfikacja formy faktury i eliminacja duplikatów
Nie wszyscy kontrahenci mają obowiązek korzystania z KSeF. Jednocześnie polskie podmioty mogą błędnie przesyłać faktury w sposób taki jak dotychczas pomimo prawnego obowiązku wdrożenia KSeF. Istnieje również poważne ryzyko duplikowania płatności, w sytuacji, gdy ta sama transakcja zostanie opłacona raz na podstawie pliku PDF przesłanego mailem, a drugi raz na podstawie pliku XML pobranego z KSeF.
Powyższe tematy to tylko niektóre wątki, jakie będą musiały zostać przeanalizowane, rozwiązane technologicznie i odpowiednio ustrukturyzowane/ „oprocesowane” u większości podatników. Nasze doświadczenie pokazuje, że jedynie odpowiednio wczesne przygotowanie całej organizacji na tak duże zmiany, z zaangażowaniem wszystkich kluczowych działów firmy, daje szanse na skuteczne zaprojektowanie i wdrożenie odpowiednich instrukcji i procedur. A takie rozwiązania wymagają oswojenia się z nimi przez licznych członków każdej organizacji, ponieważ okażą się w nowej rzeczywistości niezbędne i bardzo, bardzo istotne.
Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania czy wątpliwości w tym zakresie lub potrzebują konsultacji z praktykami, mającymi za sobą liczne projekty wdrożeniowe – zapraszamy do kontaktu.
