Ten artykuł jest kontynuacją serii wpisów o defence file, a więc dokumentacji, która może przydać się na wypadek potencjalnych przyszłych czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, postępowania podatkowego lub postępowania sądowoadministracyjnego. Szerzej na temat tego, co to właściwie jest defence file i dlaczego już teraz warto zastanowić się nad zgromadzeniem materiałów przydatnych na wypadek zainteresowania naszymi rozliczeniami ze strony organów skarbowych, można przeczytać tutaj: https://www.pkfpolska.pl/defence-file-%E2%80%93-dlaczego-go-potrzebujesz-i-jak-zrobic-to-dobrze-perspektywa-pelnomocnika-cz-i-5452
 
W drugim z naszych wpisów przedstawialiśmy refleksje m.in. w zakresie sposobu przechowywania przygotowanej dokumentacji obronnej oraz formy, jaką powinna ona przyjąć. Link do artykułu znajduje się tutaj: https://www.pkfpolska.pl/defence-file-%E2%80%93-dlaczego-go-potrzebujesz-i-jak-zrobic-to-dobrze-perspektywa-pelnomocnika-cz-ii-5457
 
W tym miejscu warto zaznaczyć, że dzielimy się przemyśleniami co do dokumentacji obronnej, które pochodzą od pełnomocnika procesowego, a więc osoby, która w praktyce mierzy się z przypadkami, gdy podatnik nie posiada defence file albo posiada defence file, ale obarczony jakąś wadą. Nasze uwagi bazują na wieloletnim doświadczeniu prowadzenia sporów z organami skarbowymi różnych typów i różnych instancji w obszarze wszystkich możliwych podatków, składek i innych należności publicznoprawnych.
 
Intuicja czy przesłanki?
 
Uświadomienie sobie, że organizacja, w której działamy, potrzebuje defence file na wypadek ewentualnego sporu z organem podatkowym, to pierwszy krok do sukcesu. Drugi to ustalenie, co tak naprawdę powinno się posiadać w ramach defence file?
 
Tu akurat trudno o uniwersalne wskazówki, które sprawdzą się w każdym przypadku. Wiele bowiem zależy od specyfiki sytuacji. Niemniej jednak, raczej bez większych kontrowersji można stwierdzić, że organy skarbowe preferują dokumenty. A już zwłaszcza te, w których przygotowaniu nie mógł brać udziału wyłącznie sam podatnik. Oczywiście, na gruncie procedury podatkowej zasadniczo nie wyróżnia się dowodów lepszych i gorszych, aczkolwiek w praktyce oceny dowodów z perspektywy ich przydatności w kontroli lub postępowaniu można postawić tezę, że zewnętrzne dowody dokumentowe działają na organ bardziej przekonująco niż wewnętrzne dowody osobowe (np. świadek, który nadal pracuje w firmie). Wyjątkową siłę mogą mieć zwłaszcza te dokumenty, w których trudno podważyć datę ich sporządzenia albo takie, których wytworzenie było inspirowane innymi pobudkami niż wola podatnika (np. obowiązek udokumentowania jakiejś czynności, który wynika z przepisów prawa).
 
Ponadto, przed przystąpieniem do budowania muru obronnego w postaci defence file, warto byłoby zbadać przynajmniej kilka wskazanych niżej kwestii:
  1. Co w razie weryfikacji rozliczeń trzeba będzie wykazać z perspektywy brzmienia przepisów?
  2. Czy przepisy, które obecnie obowiązują, były zmieniane lub zapowiadane są ich zmiany? – Dotyczy zwłaszcza sytuacji, gdy dokumentacja obronna musi być gromadzona cyklicznie lub wówczas, gdy weryfikujemy dotychczas zgromadzone materiały.
  3. Jakie dowody byłyby najlepsze?
  4. Jakie dowody realnie można pozyskać w organizacji?
  5. W razie rozbieżności między zakresem ustalonym w odpowiedzi na pytania 3) i 4) – jak inaczej wypełnić potencjalne luki dowodowe lub ewentualnie, czy pierwotnie przyjęta strategia (biznesowa lub potencjalna procesowa) nie powinna zostać zmodyfikowana?
  6. Jakie stanowisko w danej kwestii prezentują organy podatkowe i czy to stanowisko ulegało w przeszłości modyfikacji?
  7. Jakie stanowisko w danej kwestii prezentują sądy administracyjne i czy to stanowisko ulegało w przeszłości modyfikacji?

Ww. lista pytań jest pomocna nie tylko na etapie planowania dokumentacji obronnej, ale również w fazie jej tworzenia i aktualizowania. Interesujący jest zwłaszcza ostatni etap. Wydawać by się mogło, że raz opracowana dokumentacja zachowuje pełną aktualność. Takie przekonanie nie zawsze jest prawidłowe. Wynika to przede wszystkim z tego, że zmianom ulegają nie tylko przepisy prawa, ale także podejścia do ich interpretacji oraz sposoby prowadzenia kontroli. Z tego wynika, że najbardziej rekomendowane działanie to takie, w którym raz opracowana dokumentacja obronna jest co jakiś czas audytowana z perspektywy jej aktualności i użyteczności.

Bez przesady!

Ta refleksja dotyczy zarówno samego procesu gromadzenia dokumentacji w ramach defence file, jak i momentu, w którym podatnik zaczyna jej udzielać organowi. Jeśli idzie o etap budowania dokumentacji obronnej, to nie warto popadać w skrajności. Tak jak podawano to wyżej, kluczowe jest zidentyfikowanie konkretnych materiałów, które mają i mogą być pozyskiwane celem udowodnienia konkretnych przesłanek wynikających z przepisów lub praktyki interpretacyjnej. Oczywiście jest tak, że z obszernej dokumentacji łatwiej jest wybrać to, co może być pomocne w sprawie, ale nie zawsze ilość znaczy jakość. Poza tym, jako pełnomocnicy wychodzimy z założenia, że podatnicy powinni koncentrować swoje siły i środki na prowadzeniu biznesu, a nie na żmudnym przygotowywaniu się do ewentualnych kontroli i postępowań podatkowych.

Co do kwestii korzystania z defence file w sporze z organem, to generalnie należałoby zaznaczyć, że sytuacja, w której podatnik przekazuje organowi pakiet materiałów, które nie zostały wcześniej wnikliwie przeanalizowane pod kątem ryzyk, jakie generują, jest działaniem dalece nieroztropnym.

„Często jesteśmy proszeni o pomoc już jakiś czas po wszczęciu kontroli albo postępowania. Bywa, że na bardzo późnym etapie. W takiej sytuacji podstawowe zadanie pełnomocnika to szczegółowe zapoznanie się z dotychczasowym przebiegiem sprawy. Kontrole lub postępowania, w których podatnik nie działał z pomocą doświadczonego doradcy podatkowego, miewają jeden charakterystyczny element. Jest nim bezrefleksyjne przekazanie całego pakietu dokumentów na samym początku sprawy. Oczywiście, nie ulega najmniejszej wątpliwości, że udzielanie odpowiedzi na wezwania organu skarbowego to obowiązek podatnika. Tyle, że do organu powinno trafiać tylko to, czego organ rzeczywiście oczekuje oraz to, co podatnik ocenia za wspierające jego stanowisko. Jestem przeciwnikiem podejścia, które zakłada, że pod pozorem złudnej oszczędności czasu i wysiłku należy przekazać organowi zbiór wszystkiego, co tylko może wiązać się ze sprawą, ażeby organ wybrał to, czego rzeczywiście potrzebuje. Taka praktyka często skutkuje wprowadzeniem do materiału dowodowego sprawy dowodów, które nie musiały się w nim znaleźć, a są dla podatnika niekorzystne. W ekstremalnych przypadkach, w oparciu o takie „zagubione” dokumenty, można stać się stroną nowego postępowania podatkowego - zauważa doradca podatkowy Marcin Bodziony, ekspert w zakresie postępowań podatkowych w PKF Tax&Legal Chamera Orczykowski Sp. k.

Podobne uwagi dotyczą również przekazywania organowi materiałów pozyskanych w ramach defence file. Nie ulega wątpliwości, że nawet dokumentacja obronna powinna być przedstawiana rozważnie, a najlepiej po konsultacji z fachowcem, który jest w stanie ocenić, czy podatnik rzeczywiście dostarcza dowodów na swoją korzyść. Dobrze jest również wybrać odpowiedni czas na udostępnienie dokumentacji obronnej. Zbyt wczesne albo zbyt późne udostępnienie defence file może mieć negatywne skutki procesowe dla podatnika.

***

Zachęcamy Państwa do dzielenia się swoimi przemyśleniami na temat defence file w naszych mediach społecznościowych oraz w formie bezpośredniego kontaktu z naszymi ekspertami procesowymi.

Pliki do pobrania

Szybki kontakt 1/3

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości - skontaktuj się z nami. Odpiszemy lub oddzwonimy po zapoznaniu się z treścią formularza.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych, w zależności od przedmiotu zapytania ofertowego, będzie PKF Consult Sp. z o.o. Sp. k., PKF BPO Sadowska – Malczewska Sp. k., PKF Tax&Legal Chamera Orczykowski Sp. k. lub Consult Sp. z o.o. wszystkie z siedzibą przy ul. Orzyckiej 6/1B, 02-695 Warszawa. Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu obsługi skierowanego zapytania. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o przysługujących Pani / Panu prawach oraz o danych kontaktowych Administratorów, znajduje się w naszej Polityce Prywatności.