Zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta ujawnionymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną

W dniu 14 stycznia 2022 r. na stronie internetowej Generalnego Inspektora Informacji Finansowej („GIIF”) opublikowano komunikat nr 37 („Komunikat”) zawierający informacje z zakresu przepisów AML/CFT dotyczące zasad odnotowywania przez instytucję obowiązaną rozbieżności między informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta, ujawnionymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych („CRBR”), a ustalonymi przez tę instytucję obowiązaną.

Przypominamy Państwu, że w dniu 31 października 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o AML/CFT („Nowelizacja”), która – obok obowiązku identyfikacji beneficjentów rzeczywistych klienta oraz konieczności uzyskania odpowiednich dokumentów klienta z CRBR – nałożyła na instytucje obowiązane obowiązek odnotowywania rozbieżności między danymi ujawnionymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną. Z uwagi na konieczność informowania ministra właściwego ds. finansów publicznych o odnotowanych rozbieżnościach obowiązek ten budził liczne kontrowersje.

Poniżej przedstawiamy Państwu najważniejsze informacje o tym, w jaki sposób instytucja obowiązana powinna postępować w przypadku odnotowania rozbieżności dotyczących danych o beneficjentach rzeczywistych, opracowane w oparciu o Komunikat GIIF.

Identyfikacja beneficjentów rzeczywistych klienta

Instytucja obowiązana, w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, ma obowiązek zidentyfikowania beneficjentów rzeczywistych swoich klientów. Środkami, które wspomagają ten proces są m.in. CRBR oraz ujawnione w nim dane klientów i ich beneficjentów rzeczywistych, dane ujawnione w odpowiednich rejestrach przedsiębiorców czy też informacje wynikające z umowy spółki lub statutu.

W celu wyegzekwowania korzystania z danych ujawnionych w CRBR przez instytucje obowiązane, Nowelizacja nałożyła na instytucje obowiązane obowiązek uzyskania potwierdzenia rejestracji albo odpisu z CRBR lub innego rejestru prowadzonego we właściwym państwie członkowskim UE. Obowiązek ten ciąży na instytucjach obowiązanych w każdej sytuacji, gdy nawiązują one stosunki gospodarcze lub przeprowadzają transakcje okazjonalne z klientem będącym podmiotem podlegającym obowiązkowi wpisu do CRBR lub innego rejestru prowadzonego we właściwym państwie członkowskim UE.

Dodatkowe obowiązki związane z odnotowywaniem rozbieżności

Dodane na mocy Nowelizacji, art. 61a ust. 1-2 oraz art. 50 ust. 2 pkt 10 ustawy o AML/CFT, nakładają na instytucje obowiązane dodatkowe obowiązki polegające na:

1. porównaniu danych beneficjentów rzeczywistych klienta ujawnionych w CRBR z informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta ustalonymi przez tę instytucję,
2. odnotowaniu rozbieżności pomiędzy ww. danymi o beneficjentach rzeczywistych klienta; w Komunikacie GIIF sformułował następujące wskazówki dotyczące sposobu odnotowywania rozbieżności:

1. jednym z rodzajów rozbieżności jest brak zgłoszenia przez klienta informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR – brak zgłoszenia do CRBR należy odczytywać jako deklarację klienta, że dana osoba, zidentyfikowana przez instytucję obowiązaną jako beneficjent rzeczywisty klienta, nie jest beneficjentem rzeczywistym klienta,
2. odnotowywanie rozbieżności nie powinno polegać na mechanicznym zestawieniu informacji ujawnionych w CRBR oraz Krajowym Rejestrze Sądowym – instytucja obowiązana powinna uwzględniać np. czas niezbędny na ujawnienie danych w Krajowym Rejestrze Sądowym, potencjalne braki lub omyłki w danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także treść innych dokumentów takich jak umowa spółki, statut lub umowa zbycia udziałów lub akcji w spółce,
3. odnotowywanie rozbieżności powinno dotyczyć wyłącznie informacji o beneficjentach rzeczywistych klienta, nie dotyczy zatem innych danych takich jak np. dane osoby dokonującej zgłoszenia do CRBR;

3. podjęciu czynności w celu wyjaśnienia przyczyn rozbieżności między danymi ujawnionymi w CRBR a informacjami ustalonymi przez instytucję obowiązaną (skutkiem tych czynności powinno być potwierdzenie lub wykluczenie istnienia takich rozbieżności); jak wskazano w Komunikacie takie czynności mogą polegać na skontaktowaniu się z klientem, wyjaśnieniu sposobu ustalenia beneficjenta rzeczywistego przez klienta, wyjaśnieniu sposobu ustalenia struktury własności i kontroli przez klienta, wyjaśnieniu czy sposób dokonania identyfikacji beneficjentów rzeczywistych przez instytucję obowiązaną był prawidłowy, wyjaśnieniu z jakiego powodu klient uznał daną osobę za beneficjenta rzeczywistego, zebraniu dodatkowych informacji i dokumentów,
4. przekazaniu ministrowi właściwemu ds. finansów publicznych zweryfikowanej informacji o rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności – w przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności przez instytucję obowiązaną; wskazany obowiązek powinien dać asumpt podmiotom podlegającym obowiązkowi ujawnienia danych o beneficjentach rzeczywistych do bieżącego aktualizowania tych danych w CRBR,
5. uregulowaniu w wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi przez tę instytucję obowiązaną.

Warto również zwrócić uwagę, że niewykonywanie powyższych obowiązków przez instytucję obowiązaną może świadczyć o nieprawidłowym stosowaniu przez nią środków bezpieczeństwa finansowego. Z kolei uzyskanie przez GIIF informacji o takich nieprawidłowościach może być przyczyną podjęcia działań kontrolnych wobec takiej instytucji obowiązanej.

Zasady podejmowania czynności zmierzających do wyjaśnienia rozbieżności

Zgodnie z Komunikatem GIIF, zidentyfikowanie rozbieżności pomiędzy danymi beneficjentów rzeczywistych klienta ujawnionych w CRBR a informacjami ustalonymi przez instytucję obowiązaną nie powinno prowadzić do automatycznego założenia, że to klient popełnił błąd przy zgłaszaniu danych do CRBR. Przeciwnie, instytucje obowiązane nie powinny z góry przyjmować, że informacje ujawnione w CRBR są nieprawidłowe. GIIF rekomenduje, by punktem wyjścia dla badania przyczyn odnotowanych rozbieżności było założenie, że ewentualny błąd podczas identyfikowania beneficjentów rzeczywistych popełniła instytucja obowiązana. Z tego względu instytucja obowiązana powinna przeanalizować, czy:

1. prawidłowo dokonała identyfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta,
2. podjęła wystarczające i odpowiednie czynności w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego,
3. podjęła wystarczające i odpowiednie czynności w celu ustalenia struktury własności i kontroli klienta.

W dalszej kolejności instytucja obowiązana może zwrócić się do klienta o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów takich jak np. umowa spółki lub statut. GIIF zwraca uwagę w Komunikacie na okoliczność, iż częstymi przyczynami wystąpienia rozbieżności są uprzywilejowanie udziałów lub akcji co do głosu, a także przyznanie szczególnych uprawnień danemu wspólnikowi lub akcjonariuszowi. Takie okoliczności mogą sprawiać, że dany wspólnik lub akcjonariusz faktycznie sprawuje kontrolę nad klientem, mimo iż nie posiada co najmniej 25% udziałów lub akcji. Takie informacje wynikają dopiero z treści umowy spółki lub statutu, dlatego też przed ich weryfikacją instytucja obowiązana mogła nie dysponować pełnym obrazem struktury własności i kontroli klienta. Podkreślić więc należy, że nieuwzględnienie takich uprawnień może powodować brak lub błędne ustalenia w zakresie beneficjentów rzeczywistych klienta, a zatem nieprawidłowe zastosowanie środka bezpieczeństwa finansowego.

Skutkiem podjęcia powyższych czynności powinno być potwierdzenie lub wykluczenie istnienia faktycznych rozbieżności pomiędzy informacjami o beneficjentach rzeczywistych ujawnionymi w CRBR a danymi ustalonymi przez instytucję obowiązaną.

Katalog rozbieżności niepodlegających zgłoszeniu ministrowi właściwemu ds. finansów publicznych

W Komunikacie GIIF przedstawił przykładowy katalog informacji o rozbieżnościach, których zgłaszanie ministrowi właściwemu ds. finansów publicznych jest niepożądane oraz nieprawidłowe. Takimi informacjami są:

1. informacje o drobnych omyłkach pisarskich w CRBR, np. o literówkach,
2. informacje o nieścisłościach w odpisie KRS lub innych rejestrach handlowych klienta,
3. informacje o braku zgłoszenia informacji w CRBR przez podmioty niezobowiązane do takich zgłoszeń, np. stowarzyszenie zwykłe,
4. informacje o nieścisłościach niemających wpływu na ustalenie beneficjenta rzeczywistego, np. brak drugiego imienia beneficjenta,
5. niezweryfikowane informacje o rozbieżnościach,
6. informacje nieuzasadnione lub ze zdawkowym uzasadnieniem.

Prosimy o kontakt, jeżeli potrzebują Państwo profesjonalnego doradztwa prawnego z zakresu AML/CFT. Nasi eksperci:

• przygotują strategię compliance dla Państwa firmy,
• pomogą Państwu zaktualizować i zoptymalizować wewnętrzną procedurę AML/CFT instytucji obowiązanej,
• sporządzą dla Państwa zgłoszenie lub aktualizację informacji o beneficjentach rzeczywistych w CRBR.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta ujawnionymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną.pdf [PDF]