Ustawa o doręczeniach elektronicznych

W dniu 5 października wejdzie w życie Ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych („Ustawa o doręczeniach” lub „Ustawa”).

Wprowadzone w Ustawie rozwiązania opierają się na przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE („Rozporządzenie 910/2014”). 

Projekt e-Doręczenia jest wynikiem prac strumienia e-Skrzynka i e-Doręczenie w ramach programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Podstawowym założeniem Ustawy jest wprowadzenie nowej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która ma pozwolić na dostarczenie korespondencji ze skutkiem prawnym równoważnym w stosunku do tradycyjnego doręczenia korespondencji. Doręczenia elektroniczne będą, z perspektywy podmiotów publicznych, zdefiniowanych w art. 6 pkt 6 Ustawy, podstawową formą doręczania pism urzędowych. Usługa e-doręczenia umożliwi więc otrzymywanie i wysyłanie korespondencji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów.

Ustawa nie będzie miała zastosowania do doręczania korespondencji (a) zawierającej informacje niejawne, (b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, (c) w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji oraz (d) jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.

E-doręczenie pod względem prawnym będzie równoważne wysłaniu tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.

Adres do doręczeń oraz skrzynka doręczeniowa

Adres do doręczeń będzie unikalnym numerem identyfikacyjnym, składającym się z 36 cyfr jednoznacznie powiązanych z podmiotem będącym właścicielem, nadawany przez ministra do spraw informatyzacji. Każdy podmiot, obywatel i przedsiębiorca będzie miał jeden adres do kontaktu z administracją, a wraz z nim odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową.

Wpis adresu do doręczeń do bazy adresów jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy spoczywa na podmiotach wymienionych w Ustawie o doręczeniach tj. na adwokacie, radcy prawnym, doradcy podatkowym i restrukturyzacyjnym, rzeczniku patentowym i notariuszu, którzy wykonują zawód, a także na podmiocie niepublicznym wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: „KRS”) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: „CEIDG”).

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych następuje na dwa sposoby: na podstawie wniosku, składanego z wykorzystaniem odpowiedniego formularza internetowego, lub automatycznie, po uzyskaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do KRS lub CEIDG.

Ustawa o doręczeniach publicznych przewiduje także utworzenie nowego rejestru publicznego. Będzie to rejestr zawierający bazę adresów elektronicznych. Z rejestru korzystać będą podmioty używające doręczeń elektronicznych w celu ujawniania adresu do doręczeń elektronicznych. Za prowadzenie i zabezpieczenie bazy adresów elektronicznych będzie odpowiedzialny minister właściwy do spraw informatyzacji.

Skrzynka doręczeniowa z kolei jest odrębnym narzędziem informatycznym umożliwiającym wysyłanie, odbieranie i przechowywanie przesyłek. Otwarcie skrzynki jest następstwem uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych. Skrzynki doręczeniowe prowadzone będą przez tzw. operatorów dwóch rodzajów – operatora wyznaczonego, którym, do czasu przeprowadzenia kolejnego konkursu na operatora wyznaczonego tj. do 31 grudnia 2025 r., będzie Poczta Polska (z zapewnieniem monopolu na prowadzenie skrzynek podmiotów publicznych) oraz operatora komercyjnego tj. innego niż wyznaczony.

Według Ustawy operator wyznaczony będzie musiał posiadać status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (dalej: „Ustawa o usługach zaufania”) i mieć zapewnione narzędzia umożliwiające weryfikację tożsamości odbiorcy oraz nadawcy. Ustawa zapewnia bezpłatne prowadzenie i obsługę skrzynek przez operatora wyznaczonego - Pocztę Polską.

Standard, o którym mowa w Ustawie o usługach zaufania obejmuje m.in.:

  • odpowiednie wymagania techniczne przekazywania dokumentów elektronicznych;
  • odpowiedni sposób identyfikacji nadawcy i adresata danych;
  • strukturę dowodów wysłania i dowodów otrzymania; oraz
  • formę i sposób wystawiania dowodu wysłania, dowodu otrzymania, a także utrwalania dowodów wysłania i dowodów otrzymania.

Podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną będzie zobowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (art. 19 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych). Administrator skrzynki do doręczeń będzie posiadać umocowanie do przeprowadzenia aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych, z którym powiązana będzie dana skrzynka doręczeń.

Trzy ustawowe typy usług

Ustawa o doręczeniach wskazuje trzy typy usług związanych z elektronicznym doręczaniem korespondencji, są to: publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, publiczna usługa hybrydowa oraz kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Do jej świadczenia obowiązany jest operator wyznaczony zgodnie ze standardem, o którym mowa w Ustawie o usługach zaufania. Usługa ta umożliwi przesłanie danych między stronami drogą elektroniczną i zapewni dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz zapewni ochronę przesyłanych danych przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.

Publiczna usługa hybrydowa

Również świadczona będzie przez operatora wyznaczonego, a będą mogli skorzystać z niej obywatele niekorzystający z technologii cyfrowych. Za publiczną usługę hybrydową uznaje się przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli nadawcą jest podmiot publiczny, a przesyłki przyjmują formę przesyłki listowej na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego. Operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca więc dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata.

Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będą świadczone przez krajowych kwalifikowanych dostawców usług zaufania zgodnie ze standardem, o którym mowa w Ustawie o usługach zaufania. Kwalifikowani dostawcy będą zobowiązani zapewnić narzędzia umożliwiające jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach usługi. Takie doręczenia elektroniczne będą musiały spełnić wymogi określone w Ustawie, m.in. usługa taka ma być świadczona przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, który z dużą pewnością musi zapewnić identyfikację nadawcy oraz adresata, datę i czas wysłania.

Doręczanie korespondencji

Ustawa o doręczeniach wskazuje momenty, od których korespondencję uznaje się za doręczoną. Takimi sytuacjami są: (a) odebranie korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (pod pojęciem „odebranie” rozumie się działanie adresata, które spowodowało, że dysponuje on doręczanym dokumentem, a w szczególności może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu); (b) wpłynięcie korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego oraz (c) upływ 14 dni od wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Terminy wprowadzenia doręczeń elektronicznych

Ustawa o doręczeniach różnicuje daty wprowadzenia doręczeń elektronicznych i hybrydowych dla poszczególnych podmiotów publicznych, jak i niepublicznych.

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obowiązane będą stosować przepisy od 5 lipca 2022 r. Od tego samego dnia obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą mieli również adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi wykonujący zawód oraz nowi przedsiębiorcy rejestrujący się w KRS. Inny termin będzie obowiązywać przedsiębiorców już zarejestrowanych w KRS - będzie to 1 października 2022 r.

Dodatkowo, do 31 stycznia 2023 r. podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG obowiązane są do przekazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń, a obowiązek posiadania adresu do doręczeń dla podmiotów już wpisanych do CEIDG powstanie z dniem 1 października 2026 r.