Audyt wewnętrzny – narzędzie do ujawniania nieefektywności i równoważenia ryzyka
Data: 14.08.2025
Daniel Rymarz
14.08.2025
Działalność przedsiębiorstw w dzisiejszym otoczeniu gospodarczym wiąże się z koniecznością reagowania na zmiany rynkowe, presję konkurencyjną oraz wymogi regulacyjne. Prawidłowe zarządzanie wymaga więc nie tylko obserwacji wskaźników finansowych, ale również systematycznego badania tego, co dzieje się wewnątrz organizacji. W wielu przypadkach wyniki raportów i sprawozdań mogą sugerować stabilność, podczas gdy w tle narastają drobne, ale powtarzające się zjawiska obniżające rentowność. Audyt wewnętrzny, prowadzony w sposób planowy i oparty na niezależnej analizie, umożliwia ich wykrycie, a także dostarcza podstaw do racjonalnego kształtowania polityki zarządzania ryzykiem.
Trudno dostrzegalne źródła strat
Spadek marży operacyjnej czy rosnące koszty jednostkowe często nie wynikają z jednego błędu lub incydentu, lecz są skutkiem skumulowanych drobnych nieprawidłowości. W praktyce spotyka się między innymi:
- częste korekty dokumentów sprzedaży, które wydłużają cykl odzyskiwania należności i zakłócają planowanie przepływów pieniężnych,
- ręczne przenoszenie danych do systemów, zwiększające ryzyko pomyłek i powodujące dodatkowe nakłady pracy,
- niewystarczający podział zadań przy autoryzacji dużych płatności, stwarzający ryzyko podwójnego przelewu lub nadużycia,
- zakupy realizowane w oderwaniu od procedur centralnych, co uniemożliwia osiągnięcie wolumenów gwarantujących lepsze warunki cenowe,
- długie czasy akceptacji faktur lub dokumentów, skutkujące korzystaniem z droższego finansowania krótkoterminowego,
- brak rachunku kosztów przypisującego wydatki do konkretnych procesów lub produktów, co uniemożliwia precyzyjną ocenę ich opłacalności.
Indywidualnie mogą wydawać się mało znaczące, jednak w skali całej organizacji ich łączny wpływ może być wyraźny.
Jak przebiega diagnoza
Proces audytu wewnętrznego opiera się na kilku powiązanych etapach. Pierwszym jest ustalenie zakresu badania – identyfikuje się obszary, w których obserwowane są niewyjaśnione odchylenia od planu lub norm. Następnie analizuje się, w jaki sposób wartości przepływają przez poszczególne procesy – od inicjacji zamówienia po jego rozliczenie – aby wskazać miejsca, w których mogą powstawać straty lub opóźnienia.
Kolejna faza to ocena mechanizmów kontrolnych. Sprawdza się, czy procedury są zgodne z przyjętymi zasadami i czy faktyczne działania pracowników odpowiadają ich formalnym opisom. Weryfikacja obejmuje zarówno analizę danych finansowych i operacyjnych, jak i obserwację działań w terenie. Zestawienie tych dwóch perspektyw pozwala wykryć odstępstwa, które w dokumentach są niewidoczne.
W ramach audytu przeprowadza się również testy transakcyjne, takie jak porównanie cen jednostkowych dla porównywalnych zamówień, identyfikacja duplikatów faktur czy analiza nietypowych podziałów zamówień. Dla każdego zidentyfikowanego nieprawidłowego zdarzenia określana jest skala potencjalnych oszczędności lub możliwego ograniczenia strat. Wyniki analiz są prezentowane w raporcie, który obejmuje plan działań naprawczych, harmonogram ich realizacji oraz zestaw wskaźników umożliwiających ocenę skuteczności wdrożonych rozwiązań.
Kształtowanie akceptowalnego poziomu ryzyka
Audyt wewnętrzny nie ogranicza się do wykrywania strat – jego istotnym elementem jest wsparcie kierownictwa w ustaleniu, jaki poziom ryzyka organizacja jest w stanie zaakceptować. Tak zwany apetyt na ryzyko to pojęcie obejmujące dopuszczalny zakres odchyleń od planu w obszarach kluczowych dla działalności. Może dotyczyć wyników finansowych, reputacji, zgodności z regulacjami czy też płynności operacyjnej.
Wyznaczenie tego poziomu zaczyna się od określenia progów tolerancji, czyli wartości granicznych, po przekroczeniu których należy podjąć działania. Kolejnym krokiem jest identyfikacja i sklasyfikowanie ryzyk – od strategicznych po operacyjne – wraz z oceną ich prawdopodobieństwa i skutków. Istotne jest także porównanie kosztów wprowadzenia kontroli, z wartością potencjalnych strat. Dopiero taka analiza umożliwia wybór odpowiedniej strategii: ograniczenia ryzyka, przeniesienia go na podmiot trzeci, świadomej akceptacji lub całkowitego unikania.
Ustalony apetyt na ryzyko powinien być regularnie weryfikowany. Zmiany w strategii, strukturze organizacyjnej czy otoczeniu prawnym mogą wymagać dostosowania zarówno progów tolerancji, jak i sposobu reagowania na zagrożenia.
Korzyści płynące z systematycznego audytu
Wdrożenie cyklicznego audytu wewnętrznego przynosi organizacji szereg korzyści. Pozwala na wczesne ujawnianie problemów, zanim ich skutki będą widoczne w sprawozdaniach finansowych, a także umożliwia racjonalizację nakładów na mechanizmy kontrolne. Uporządkowanie procesów, wyeliminowanie zbędnych czynności i optymalizacja struktury kosztów wspierają poprawę płynności finansowej i zwiększają przewidywalność wyników.
Co istotne, audyt wewnętrzny działa również jako element kultury organizacyjnej. Regularne badanie procesów oraz ocena ryzyka sprzyjają budowaniu świadomości wśród pracowników, że każdy etap pracy ma wpływ na całościowy wynik. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie równowagi pomiędzy bezpieczeństwem a elastycznością działania, co w warunkach zmiennego otoczenia gospodarczego jest szczególnie cenne.
Podsumowanie
Audyt wewnętrzny, jeśli jest realizowany w sposób planowy i zintegrowany, staje się nie tylko narzędziem kontrolnym, ale też istotnym wsparciem w procesach decyzyjnych. Umożliwia organizacjom zarówno ujawnianie ukrytych nieefektywności, jak i świadome podejście do ryzyka. Dzięki połączeniu analizy danych, obserwacji i oceny procedur pozwala na wdrażanie działań korygujących, które realnie wpływają na poprawę wyników i stabilność przedsiębiorstwa. W efekcie stanowi fundament dla długoterminowej odporności na zmiany w otoczeniu rynkowym i regulacyjnym.
