Termin sporządzenia dokumentacji cen transferowych

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Katarzyna Zakrzewska, specjalista do spraw podatków w PKF) został opublikowany 29 czerwca 2015 r. na portalu podatki.biz.

Ceny transferowe oraz przepisy ich dotyczące, określone w art. 9a Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) wskazują kto i kiedy zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji cen transferowych. Przepisy nie wskazują jednak kiedy dokładnie podatnik ma przygotować dokumentację. Jednocześnie zgodnie z art. 9a ust. 4 updop podatnik zobowiązany jest do przedłożenia dokumentacji cen transferowych w terminie 7 dni od doręczenia żądania przez organy skarbowe.

Termin przygotowania dokumentacji był jednym z przedmiotów sporu, który rozstrzygnął się na niekorzyść podatnika przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Gorzowie Wielkopolskim (I SA/Go 86/14 wyrok z 3.04.2014 r.).

Podatnik przygotował dokumentację cen transferowych dopiero w trakcie kontroli. Świadczyć o tym miały m.in. podpisy złożone przez osoby, które w czasie gdy transakcja miała miejsce nie pełniły żadnych funkcji w spółce. W konsekwencji organ skarbowy uznał dostarczoną dokumentację za nierzetelną.

W trakcie toczącego się przed sądem postępowania spółka twierdziła, że nie miała ona obowiązku sporządzania dokumentacji cen transferowych na bieżąco, a jedynie jest zobowiązana przedłożyć ją na żądanie organu podatkowego.

Co orzekł sąd?

Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 kwietnia 2014 r. nie podzielił argumentacji spółki. Stwierdził on, że obowiązek sporządzania dokumentacji podatkowej wymaganej art. 9a ust. 1 updop istniał od 2004 roku, kiedy to były prowadzone pierwsze transakcje z podmiotem powiązanym przekraczające stosowne wartości. Za chybione uznał więc twierdzenia spółki, że nie miała ona obowiązku sporządzania ww. dokumentacji na bieżąco, a jedynie przedłożenia jej na żądanie organu podatkowego.

Sąd przypomniał także, że art. 9a updop nie określa wzoru (formy), w jakiej powinna być prowadzona szczególna dokumentacja podatkowa. Sformułowania zawarte w ustawie są dość ogólne, nie dając jednoznacznego wskazania, w jaki sposób podatnik powinien dokumentować przebieg dokonywanych transakcji, aby uchronić się przed zarzutem, że stosowane ceny nie mają charakteru cen ukształtowanych przez wolny rynek. Rodzaj dokumentacji zależy bowiem od charakteru usługi i stopnia jej złożoności.

Ogólnie dokumentacja poszczególnych transakcji powinna obejmować przedstawienie przedmiotu transakcji, rodzaj i zakres prowadzonej działalności, strukturę organizacyjną, powiązania własnościowe, funkcje pełnione przez strony transakcji, zaangażowane aktywa, ponoszone ryzyko, itp. Powinna także zawierać wszystkie przewidywane koszty związane z transakcją, formy i terminu zapłaty (koszty transakcyjne) oraz metody i sposobu kalkulowania zysku i ceny przedmiotu transakcji, a ponadto określać formę zapłaty (np. kompensatę należności), terminy wystawienia oraz płatności faktur, a także ewentualne przedpłaty, odroczenie, wydłużenie płatności, rozłożenie na raty należności, tj. wszystkie elementy, które mogą mieć wpływ na cenę transakcji. Dokumentacja transakcji z podmiotami, o których mowa w art. 9a ust. 1 updop powinna również obejmować określenie strategii gospodarczej oraz innych czynników cenotwórczych - jeżeli miały one wpływ na wartość tej transakcji lub gdy zostały uwzględnione przy określaniu tej wartości.

Sąd zauważył tutaj, że obowiązek tworzenia podatkowej dokumentacji transakcji zawieranych przez podatników z podmiotami powiązanymi stwarza podatnikom możliwość przedstawienia wszelkich okoliczności dających podstawę do uwzględnienia rynkowego charakteru tych transakcji. Zatem, w pewnym sensie spełnia on funkcję gwarancyjną. W interesie samego podatnika leży przedstawienie organom podatkowym takiej dokumentacji, która świadczyłaby o wycenie przedmiotu transakcji na poziomie cen rynkowych.

Trudno jest sporządzić dokumentację cen transferowych dla transakcji, która miała miejsce w spółce kilka lat wcześniej. Bardzo często w spółkach nie pracują już osoby zajmujące się transakcją. Natomiast jak wskazał WSA dokumentacja pełni dla podatnika funkcję gwarancyjną. Może on w niej udowodnić rynkowość transakcji i załączyć do niej stosowne dokumenty popierające jego argumentację. Natomiast przygotowanie dokumentacji w ostatniej chwili, w ciągu 7 dni, naraża podatnika na znaczne ryzyko podatkowe, gdyż może ona zostać zakwestionowana przez organy skarbowe nierzetelna.